RIS – made in Germany

Anwenderbericht RIS, MVZ Radiologie Karlsruhe

Team_MVZ_KA

Dr. med. Martin Ohmer, Prof. Dr. med. Henrik Michaely, Dr. med. Metin Sertdemir (v.l)

Die Wahl

Qualitätssicherung durch lückenlose Patientenhistorie

Im MVZ Radiologie Karlsruhe bieten Ärzte und Fachpersonal eine schnelle und sichere Diagnose-Erstellung bei gleichzeitig angenehmer Atmosphäre. Modernste Medizintechnik, vielfältige medizinische Fachkompetenz der Kollegen und ein optimaler Service bilden den Rahmen für diese Leistung.

Im Juli 2014 haben Qualität und Leistungsfähigkeit noch einmal einen gewaltigen Schritt nach vorne gemacht. Grund dafür war die Anschaffung des Radiologie-Informationssystems (RIS) von medavis. Dank der neuen Software läuft nun fast der gesamte Dokumentenworkflow papierlos. Das bietet allen Mitarbeitern eine optimale Übersicht über die Patientendaten und hilft den Praxisinhabern Professor Dr. med. Henrik Michaely, Tpi. Dr. Metin Sertdemir und Dr. med. Martin Ohmer, ihre Praxis optimal auf die Patientenbetreuung auszurichten.

„Das RIS ist die zentrale Steuerstelle der gesamten Praxis, daran nimmt man ungern Veränderungen vor“, blickt Professor Michaely zurück. „Doch unser EDV-System vor medavis war langsam und hat den Anforderungen schlicht nicht mehr genügt. Deshalb haben wir zum Jahresende 2013 beschlossen, ein neues System zu suchen.“

Das MVZ Radiologie Karlsruhe bietet alle modernen bildgebenden Verfahren in der radiologischen und nuklearmedizinischen Diagnostik sowie eine Orthovolt-Strahlentherapie für bestimmte Erkrankungen an. Außerdem arbeiten die Ärzte Hand in Hand mit Kardiologen bei der Herz-CT. Das Team aus zwölf Ärzten und mehr als 50 nicht-ärztlichen Mitarbeitern greift bei seiner Arbeit auf eine erstklassige gerätetechnische Ausstattung zurück, die durch fortlaufende Investitionen stets auf dem neuesten Stand gehalten wird. „Zudem werden die internen Abläufe kontinuierlich optimiert. Und um dort weiterzukommen, wollten wir den Schritt zur Volldigitalisierung gehen“, führt Professor Michaely aus.

„Eine Veränderung wie ein RIS-Wechsel will gut durchdacht sein. Deshalb haben wir uns bei zahlreichen Kollegen nach deren RIS-Lösungen erkundigt, im Internet recherchiert und Fachkongresse besucht. Schließlich haben wir die Auswahl auf drei Anbieter eingeschränkt und diese zur Präsentation ihres RIS in unsere Praxis gebeten“, beschreibt er den Auswahlprozess. „Hier hat uns medavis überzeugt. Zum einen bietet das Produkt einfach alles, zum anderen ist mir eine mittelständische Firma mit Sitz in Deutschland einfach lieber als ein großes Unternehmen. Es hat sich bereits gezeigt, dass wir als Kunde viel schneller gehört werden als beim vorherigen Hersteller.“

Die Einführung

Dass die Entscheidung für medavis richtig war, zeigte bereits die Einführung: „Das wurde alles so gut organisiert. Alle Aktivitäten wurden auf den Go-Live-Termin am 02.07.2014 hin geplant. Davor hat medavis unsere Key User geschult, die wiederum ihre Kollegen geschult haben“, berichtet Professor Michaely.

Zwei Herausforderungen hat er im Zuge des RIS-Wechsels identifiziert:

1. Ein neues Produkt bietet neue Möglichkeiten. Diese erkennen die Mitarbeiter nicht in den Schulungen, sondern erst beim Arbeiten mit dem RIS. Da ein Systemwechsel immer mit gemischten Emotionen einhergeht, muss man den unsicheren Mitarbeitern, die dem Alten hinterhertrauern, helfen und ihnen diejenigen Kollegen, die sich auf das neue Produkt freuen, zur Seite stellen.

2. Die Übertragung der Altdaten ins Neusystem funktionierte zunächst nicht, weil die frühere Datenbank nicht mit der neuen kompatibel war. Das war ein Problem, das mit dem Anbieter des Altsystems zu lösen war.

„Am Anfang fühlt es sich immer komisch an, wenn es Veränderungen gibt, doch die medavis-Mitarbeiter haben das Projekt sehr schön mit Leben gefüllt und die Anwender mitgenommen. Was mich besonders erstaunt hat: Die komplette Integration der Modalitäten verlief reibungslos. Es war unglaublich. Es gab bei keinem Gerät oder dem PACS auch nur ansatzweise Probleme; alles wurde erkannt, alles wurde sofort übermittelt.

Nach der Einführung hat es übrigens maximal zwei Wochen gedauert und dann habe ich keine einzige Anmerkung mehr gehört, dass etwas nervt oder man unzufrieden ist.“

Der Echtbetrieb

Heute wird in der Praxis an 56 RIS-Arbeitsplätzen, inklusive Heimarbeitsplätzen, mit dem System gearbeitet. Ein Ziel des Systemwechsels war es, die Prozesse zu beschleunigen. Deshalb waren Professor Michaely eine gute RIS-PACS-Kopplung und das Dokumentenmanagement auch von alten Befunden sehr wichtig. „Wir arbeiten heute eindeutig schneller und effizienter. Das RIS funktioniert wunderbar, ist schnell, äußerst stabil und wird um das erweitert, was wir brauchen. Mir fehlt nichts, ich bin aktuell zutiefst zufrieden“, erklärt Professor Michaely aus voller Überzeugung.

„Besonders freue ich mich über das digitale Dokumentenarchiv. Mit dem medavis RIS habe ich immer alle Vorbefunde zur Hand und bin damit viel besser aufgestellt für die individuelle Befundung. Ich bin mir sicher, dass wir so weniger Fehler machen. Der Befunderstellungsprozess hat sich massiv verändert. Früher wurden die Vorbefunde mit mehreren Mausklicks aufgerufen. Das hat den Arbeitsablauf deutlich verlangsamt. Heute können wir mehrere Altdokumente aufrufen und, falls notwendig, auch in die neuen Befunde einarbeiten. Unterstützt werden wir dabei durch die integrierte Spracherkennung, die nach dem Training sehr zuverlässig funktioniert“, berichtet Professor Michaely.

Dank der Multimedia-Integration werden in seiner Praxis alle Dokumente elektronisch verwaltet. Bei den ausgehenden Dokumenten arbeitet die Praxis komplett papierlos. Befunde, Briefe und auch Rechnungen werden per ePost oder eFAX verschickt, auch der eArztbrief ist bereits seit 2016 umgesetzt. „Wir sparen durch diese nahezu papierlose Dokumentenbearbeitung Archivraum und Zeit. Ich kann nur jedem Kollegen raten, diese Vorteile der Digitalisierung zu nutzen.“

Zum andern ist aus Sicht eines Praxisleiters die Statistikfunktion „einfach super“. Da diese extrem granular ist, braucht es etwas Einarbeitungszeit, um die Möglichkeiten zu erfassen. Doch dann ist nahezu alles möglich. Die am häufigsten verwendeten Auswertungen sieht Professor Michaely in seinem persönlichen Menü. Alle Statistiken sind übersichtlich in Kategorien geordnet und lassen sich über beliebige Zeiträume erstellen.

Die Online-Terminbuchung

Seit Mitte 2020 wird die Anmeldung der Praxis durch die Online-Terminbuchung booking4med von medavis unterstützt. Damit können Patienten – und nun auch Zuweiser – jederzeit und von jedem Ort aus über das Internet Untersuchungstermine buchen.

Die Daten werden im RIS gespeichert und können bei der Patientenanmeldung direkt übernommen werden. Insgesamt erspart booking4med den Mitarbeitern sehr viel Arbeit und beschleunigt die Prozesse in der Praxis.

Auch für den Datenschutz ist gesorgt: Die Patientendaten verbleiben jederzeit auf dem Server der Praxis. Somit werden sie komplett datenschutzkonform auf deutschen Servern vorgehalten. Es ist für manche Patienten ein entscheidendes Argument und für Professor Michaely extrem wichtig, dass booking4med das ermöglicht.

Die Bilanz

„Im Arbeitsalltag hat sich bei uns vieles zum Positiven und Schnelleren verändert. Ich weiß gar nicht, wo ich anfangen soll. Die Anmeldung ist – beginnend mit der Terminbuchung – einfacher und schneller, die Befundung hat sich beschleunigt und auch qualitativ verbessert, weil einfach mehr Informationen zur Verfügung stehen.

Mit der elektronischen Erfassung der Dokumente wie Aufklärung und Überweisung haben wir eine komplette elektronische Patientenhistorie und somit rückläufige Archivierungskosten bei schnellerem und einfacherem Zugriff. Oder der elektronische Terminkalender: Dieser ist komplett an unsere Bedürfnisse anpassbar und es gibt von uns eingearbeitete Richtlinien für die Terminierung für jüngere Kollegen, wodurch sich wiederum die Fehlerquote reduziert.

Die Spracherkennung ist für uns Ärzte sehr wichtig. Das Archiv macht auch alles schneller und besser. Wenn ich mich das so sagen höre, klingt es, als wäre das alles ganz einfach. Aber es ist nicht selbstverständlich, ein so stabiles und in seinen Funktionalitäten so tiefgehendes System zu haben.“

Der Dokumentenworkflow ist der Prozess, der sich im MVZ Radiologie Karlsruhe am meisten verändert hat. Angefangen bei der Online-Terminbuchung über den Überweisungs- und Aufklärungsschein, die externen Dokumente, die der Patient mitbringt, hin zur Untersuchung vor Ort, dem Umgang mit aktuellen und Vorbefunden sowie den Bildern: Es gibt heute fast kein Papier mehr. „Wir können alles digital steuern und haben immer alles zur Hand“, freut sich der Praxisinhaber über das Zusammenspiel von Praxisteam und RIS.

„medavis RIS ist das Produkt, das unsere Praxis am Laufen hält, das robust ist und uns eine hohe Effizienz ermöglicht. medavis ist eine Firma, mit der wir sehr gut kooperieren und auch bislang nur gute Erfahrungen haben. Alles wird robust geliefert, man kann sicher arbeiten und sich immer darauf verlassen“, zieht Professor Michaely ein durchweg positives Fazit.

Doch nicht nur beim Produkt weiß er Positives zu berichten. Auch der Austausch mit dem Support verlief bislang immer reibungslos. „Wir hatten vorher einen größeren Anbieter. Da hat der Ansprechpartner permanent gewechselt und ich wusste nie, wann ich eine Antwort erhalten würde. Das gibt es bei medavis nicht.

Bei einfachen telefonischen Anfragen über die Hotline gibt es in der Regel eine direkte Lösung, oder auch online über ein Support-Ticket über das medavis Service Center. Hier werden in kurzer Zeit auch komplexere Anfragen binnen maximal 24 Stunden bearbeitet, bzw. gelöst. Über dieses Service Center sind alle Support-Tickets sowie der aktuelle Stand jederzeit einsehbar. „Ich finde es auch gut, wenn es mal kritische Themen gibt, die einer schnellen Lösung bedürfen und diese sofort von einem kompetenten Supportmitarbeitern priorisiert behandelt werden. Das kommt aber so gut wie nie vor.

Änderungswünsche, die wir anbringen, werden sehr häufig in weiteren Programmversionen oder als kleine Updates eingespielt, was uns natürlich extrem gut gefällt, weil wir so mitgestalten wie wir arbeiten und das Feedback positiv angenommen wird. Mehr als 60 Beschäftigte arbeiten bei uns mit dem medavis RIS – es ist trotzdem stets performant und bislang nie abgestürzt. Diese unglaubliche Stabilität ist sehr wertvoll und vielleicht der größte Vorteil bei medavis RIS – neben den anderen Dingen, die alle sehr zuverlässig funktionieren.“

Professor Michaely kann medavis und das RIS weiterempfehlen, weil das System stabil und vielseitig ist und alles Notwendige gut abdeckt. „Das Produkt hält was es verspricht und ist sein Geld durchaus wert.“


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MVZ Radiologie Karlsruhe
Karlstraße 104-106
76137 Karlsruhe
Deutschland

Telefon: +49 721. 93248 -0
E-Mail: info@radiologie-karlsruhe.de
www.radiologie-karlsruhe.de

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