RADIOLOGIE WORKFLOW LÖSUNGEN

RIS – made in Germany!

Qualitätssicherung durch lückenlose Patientenhistorie

Anwenderbericht

Prof. Dr. Henrik Michaely
MVZ Radiologie Karlsruhe GbR

Dr. Henrik Michaely, MVZ Radiologie Karlsruhe GbR

Prof. Dr. Henrik Michaely, MVZ Radiologie Karlsruhe GbR

In der Diagnostischen Gemeinschaftspraxis Karlsruhe bieten Ärzte und Fachpersonal eine schnelle und sichere Diagnoseerstellung bei gleichzeitig angenehmer Atmosphäre. Modernste Medizintechnik, vielfältige medizinische Fachkompetenz der Kollegen und ein optimaler Service bilden den Rahmen für diese Leistung. Im Juli 2014 haben Qualität und Leistungsfähigkeit noch einmal einen gewaltigen Schritt nach vorne gemacht. Grund dafür ist die Anschaffung des Radiologie Informations Systems (RIS) von medavis. Dank der neuen Software läuft nun fast der gesamte Dokumentenworkflow papierlos. Das bietet allen Mitarbeitern eine optimale Übersicht über die Patientendaten und hilft den Praxisinhabern Dr. med. Martin Kolb und Professor Dr. med. Henrik Michaely ihre Praxis optimal auf die Patientenbetreuung auszurichten.

 Die Wahl

„Das RIS ist letztendlich die zentrale Steuerstelle der gesamten Praxis, dort nimmt man ungern Veränderungen vor“ blickt Professor Michaely zurück. „Doch unser EDV-System vor medavis war langsam und hat den Anforderungen schlicht nicht genügt. Deshalb haben wir zum Jahresende 2013 beschlossen, ein neues System zu suchen.“

Die Diagnostische Gemeinschaftspraxis Karlsruhe bietet alle modernen bildgebenden Verfahren in der radiologischen und nuklearmedizinischen Diagnostik sowie die Strahlentherapie für bestimmte Erkrankungen an. Außerdem arbeiten die Ärzte Hand in Hand mit Kardiologen für eine spezielle Herz-Diagnostik.

Das Team aus zehn Ärzten und mehr als 50 nicht-ärztlichen Mitarbeitern greift bei seiner Arbeit auf eine erstklassige gerätetechnische Ausstattung zurück, die durch fortlaufende Investitionen stets auf dem neuesten Stand gehalten wird. „Zudem werden die internen Abläufe kontinuierlich optimiert, und um dort weiterzukommen, wollten wir den Schritt zur Volldigitalisierung gehen“ führt Professor Michaely aus. „Eine Veränderung wie ein RIS-Wechsel will gut durchdacht sein. Deshalb haben wir uns bei zahlreichen Kollegen nach deren RIS-Lösungen erkundigt, im Internet recherchiert und Fachkongresse besucht. Schließlich haben wir die Auswahl auf drei Anbieter eingeschränkt und diese zur Präsentation ihres RIS in unsere Praxis gebeten“ beschreibt er den Auswahlprozess. „Hier hatuns medavis einfach überzeugt. Zum einen, weil das Produkt einfach alles bietet, und zum anderen ist mir eine mittelständische Firma mit Sitz in Deutschland einfach lieber. Es hat sich bereits gezeigt, dass wir viel schneller als Kunde gehört werden als beim vorherigen Hersteller.“

Die Einführung

Dass die Entscheidung für medavis richtig war, zeigte bereits die Einführung: „Das wurde alles so gut organisiert. Alle Aktivitäten wurden auf den Go Live Termin am 02.07.2014 hin geplant. Davor hat medavis unsere Key User geschult, die wiederum ihre Kollegen geschult  haben“ berichtet Professor Michaely.
Zwei Herausforderungen hat er im Zuge des RIS-Wechsels identifiziert:

  1. Ein neues Produkt bietet neue Möglichkeiten. Diese erkennen die Mitarbeiter nicht in den Schulungen, sondern erst beim Arbeiten mit dem RIS. Da ein Systemwechsel immer mit gemischten Emotionen einhergeht, muss man den unsicheren Mitarbeitern, die dem Alten hinterhertrauern, helfen und ihnen diejenigen Kollegen, die sich auf das neue Produkt freuen, an die Seite stellen.
  2. Die Übertragung der Altdaten ins Neusystem funktionierte zunächst nicht, weil die frühere Datenbank nicht mit der neuen kompatibel war. Das war ein Problem, das mit dem Anbieter des Altsystems zu lösen war.

„Am Anfang fühlt es sich immer komisch an, wenn es Veränderungen gibt, doch die medavis Mitarbeiter haben das Projekt sehr schön mit Leben gefüllt und die Anwender mitgenommen. Was mich besonders erstaunt hat: Die komplette Integration der Modalitäten verlief
reibungslos. Es war unglaublich. Es gab bei keinem Gerät oder dem PACS auch nur ansatzweise Probleme, alles wurde erkannt, alles wurde sofort übermittelt. Nach der Einführung hat es übrigens maximal zwei Wochen gedauert und dann habe ich keine einzige Anmerkung gehört, dass etwas nervt oder man unzufrieden ist.“

Der Echtbetrieb

Heute wird in der Praxis an 43 RIS-Arbeitsplätzen mit dem System gearbeitet. Ein Ziel des Systemwechsels war es, die Prozesse zu beschleunigen. Deshalb war Professor Michaely eine gute RIS-PACS-Kopplung und das Dokumentenmanagement auch von alten Befunden sehr wichtig. „Wir arbeiten heute eindeutig schneller und effizienter. Das RIS funktioniert wunderbar, ist schnell, äußerst stabil und wird erweitert, um das was wir brauchen. Mir fehlt nichts, ich bin zutiefst zufrieden“ spricht Professor Michaely aus voller Überzeugung.

„Besonders freue ich mich über das digitale Dokumentenarchiv. Mit dem medavis RIS habe ich immer alle Vorbefunde zur Hand und bin damit viel besser aufgestellt für die individuelle Befundung. Ich bin mir sicher, dass wir so weniger Fehler machen. Der Befunderstellungsprozess hat sich massiv verändert. Früher wurden die Vorbefunde mit mehreren Mausklicks aufgerufen. Das hat den Arbeitsablauf deutlich verlangsamt.

Heute können wir mehrere Altdokumente aufrufen und, falls notwendig, auch in die neuen Befunde einarbeiten.
Unterstützt werden wir dabei durch die INTEGRIERTE SPRACHERKENNUNG, die nach dem Training sehr zuverlässig funktioniert“ berichtet Professor Michaely.

Dank der MULTIMEDIA Integration werden in seiner Praxis alle Dokumente elektronisch verwaltet. Bei den ausgehenden Dokumenten arbeitet die Praxis komplett papierlos. Befunde, Briefe und auch Rechnungen werden per ePost oder eFAX verschickt, auch der eArztbrief ist bereits seit Wochen umgesetzt. „Leider fehlt es aktuell noch an zuweisenden Kollegen, die diesen empfangen können“ stellt Professor Michaely fest. „Wir sparen durch diese nahezu papierlose Dokumentenbearbeitung Archivraum und Zeit. Ich kann nur jedem Kollegen raten, diese Vorteile der Digitalisierung zu nutzen.“ Zum andern ist aus Sicht eines Praxisleiters die Statistikfunktion „einfach super“. Da diese extrem granular ist, braucht es etwas Einarbeitungszeit, um die Möglichkeiten zu erfassen, doch dann ist nahezu alles möglich. Die am häufigsten verwendeten Auswertungen sieht Professor Michaely in seinem persönlichen Menü. Alle Statistiken sind übersichtlich in Kategorien geordnet und lassen sich über beliebige Zeiträume erstellen.

Die Bilanz

„Als Praxisbetreiber bieten mir diese Statistiken natürlich viele Vorteile“ stellt Professor Michaely fest. „Doch auch im Arbeitsalltag hat sich bei uns Vieles zum Positiven und Schnelleren verändert. Ich weiß gar nicht, wo ich anfangen soll. Die Anmeldung ist einfacher und schneller, die Befundung hat sich beschleunigt und auch qualitativ verbessert, weil einfach mehr Informationen zur Verfügung stehen. Mit der elektronischen Erfassung der Dokumente, wie Aufklärung und Überweisung, haben wir eine komplette elektronische Patientenhistorie und somit rückläufige Archivierungskosten bei schnellerem und einfacherem Zugriff.

Oder der elektronische Terminkalender: Dieser ist komplett an unsere Bedürfnisse anpassbar und es gibt von uns eingearbeitete Richtlinien für die Terminierung für jüngere Kollegen, wodurch sich wiederum die Fehlerquote reduziert. Die Spracherkennung ist für uns Ärzte sehr wichtig. Das Archiv macht auch alles schneller und besser.

Wenn ich mich das so sagen höre, klingt es, als wäre das alles ganz einfach, aber es ist nicht selbstverständlich, ein so stabiles und in seinen Funktionalitäten so tiefgehendes System zu haben.“ Der Dokumentenworkflow ist der Prozess, der sich in der Diagnostischen Gemeinschaftspraxis Karlsruhe am meisten verändert hat. Angefangen vom Überweisungs- über den Aufklärungsschein, die externen Dokumente, die der Patient mitbringt, hin zur Untersuchung vor Ort, dem Umgang mit aktuellen und Vorbefunden sowie den Bildern: Es gibt heute fast kein Papier mehr. „Wir können alles digital steuern und haben immer alles zur Hand“ freut sich der Praxisinhaber über das Zusammenspiel von Team und RIS.

„Leider liegt das RIS-System im mittleren bis oberen Preissegment und jedes neue Feature kostet zusätzlich, doch es ist mittelfristig seinen Preis wert. Es wird alles robust geliefert, ich kann sicher arbeiten und man kann sich immer darauf verlassen“ zieht Professor Michaely ein durchweg positives Fazit.

Doch nicht nur beim Produkt weiß er Positives zu berichten, denn auch der Austausch mit dem Support war bislang immer positiv. „Wir hatten vorher einen größeren Anbieter. Da hat der Ansprechpartner permanent gewechselt und ich wusste nie, wann ich eine Antwort erhalte. Das gibt es bei medavis nicht. Binnen max. 48, eher 24 Stunden erhalte ich eine Antwort und oftmals kann schon der Mitarbeiter an der Hotline helfen. Mehr als 60 Mitarbeiter arbeiten bei uns mit dem medavis RIS und es ist trotzdem stets performant und bislang nie abgestürzt. Diese unglaubliche Stabilität ist sehr wertvoll und vielleicht der größte Vorteil beim medavis RIS – neben den anderen Dingen, die alle sehr zuverlässig funktionieren.“

Professor Michaely würde das medavis RIS stets weiterempfehlen, weil das System stabil und vielseitig ist und alles Notwendige gut abdeckt. „Die Digitalisierung wird weiter zunehmen, die Prozesse werden papierfreier. Meiner Meinung nach sollte das Motto in der medizinischen Versorgung lauten: So viel wie möglich und so schnell wie möglich. Wenn wir beispielsweise zum Zeitpunkt der Anmeldung Zugriff auf alle Daten des Patienten hätten, dann, so wage ich die Prognose, könnten wir ohne Einbußen bei der medizinischen Versorgung 10 Prozent der Untersuchungen sparen.“

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