Digitalisierung als Garant für unabhängigen Erfolg

Anwenderbericht, Radiologie Andernach

Trotz steigender Patientenzahlen gestaltet sich die wirtschaftliche Situation für radiologische Praxen zunehmend anspruchsvoller. Geringere Vergütungen, stark gestiegene Energiekosten und fehlendes Fachpersonal sind ausschlaggebend dafür, dass immer mehr ehemals privat geführte Praxen dem Ruf großer Ketten oder Investoren folgen, die mit Einsparungen durch Synergien für sich werben. Dr. Annette Hentsch, Martin Jost und Dr. Fabian Müller haben sich bewusst gegen diesen Weg entschieden und die Radiologie Andernach aus der Überzeugung heraus gegründet, dass die bestehenden Herausforderungen auch anders gemeistert werden können. Nämlich mit einem klugen Digitalisierungskonzept. Als Partner für ihre mutige Strategie wählten sie medavis – und wurden nicht enttäuscht.

Noch arbeiten sie in einem Provisorium auf dem Parkplatz eines großen Supermarktes in Andernach. Doch schon jetzt laufen die drei Radiologinnen und Radiologen sowie das MRT und CT der Radiologie Andernach auf Hochtouren. Nach dem Umzug in die neugestalteten Praxisräume Ende 2023 wird sich das Arbeitspensum der drei Praxiseigentümer wohl noch einmal erhöhen. „Trotzdem erwarten wir keine Wartezeiten für die Patientinnen und Patienten, die zu uns kommen“, zeigt sich Fabian Müller optimistisch. Zu Recht, denn die Abläufe rund um die Aufnahme, den Aufenthalt und den Übergang der Patienten zum zuweisenden Arzt wurden von Beginn an so aufgesetzt, dass der Fokus in der Praxis auf der Untersuchung und damit auf der Versorgung liegt, nicht auf dem „Verwaltungskram“.

Mit der Zeit gehen statt mit der Zeit zu gehen

Die drei erfahrenen Radiologen kennen sich bereits seit vielen Jahren und arbeiteten zuvor gemeinsam in einer anderen radiologischen Praxis. Sie alle vereint die Vision einer modernen, digitalen aber vor allem persönlichen Versorgung auf qualitativ hohem Niveau bei gleichzeitigem wirtschaftlichem Erfolg. „Gekürzten Erstattungsbeträgen können radiologische Praxen damit begegnen, dass sie zum Beispiel die Sequenzen stark runter kürzen. Darunter leidet die Bildqualität, aber der Umsatz steigt. Einen solchen Weg wollten wir definitiv nicht gehen. Wir alle legen Wert auf eine sehr hohe Untersuchungs- und Befundungsqualität sowie ein herzliches Miteinander. Dafür brauchen wir modernste Geräte und funktionsstarke IT-Lösungen, die uns dabei helfen, effizienter zu arbeiten. Wir wollen mit der Zeit gehen und zukunftsgerichtet agieren“, führt Fabian Müller die Ziele der Partner weiter aus.

Sein Partner Martin Jost ergänzt: „Unser Digitalisierungskonzept ermöglicht uns außerdem, mehr Zeit für die Patientinnen und Patienten aufzubringen, weil wir weniger Dokumentationsaufwand und Papierkram erledigen müssen.“

Patienten- und Terminbuchungsportal ebnen Weg

Aber wie genau sieht das Digitalisierungskonzept der Andernacher aus und wie wurde es technisch umgesetzt? Kurz gesagt sollen alle behandlungsrelevanten Informationen – Überweisungen, Befunde, Anamnesebögen, etc. – digital vorliegen und verarbeitet werden. Außerdem gibt es zusätzliche digitale Kontaktpunkte vor und nach dem eigentlichen Praxisbesuch, was die Aufenthaltsdauer der Patienten verkürzt und die Abläufe durch eine gute Vor- und Nachbereitung optimiert.

Dreh- und Angelpunkt hierfür sind das portal4med Patientenportal und die Terminbuchungsplattform booking4med von medavis. Beide Lösungen sind direkt auf der Website der Radiologie Andernach eingebunden, so dass die Terminvereinbarung in den meisten Fällen durch die Patientinnen und Patienten selbst vom Computer aus erfolgen kann. Schon im Zuge der Terminvereinbarung werden die Patienten durch einen standardisierten Frage- bzw. Anamnesebogen geführt und können Unterlagen, etwa die Überweisung oder einen Implantatausweis, hochladen.  Hat der Überweisungsschein einen QR-Code, werden die enthaltenen Daten zudem automatisch eingelesen, ansonsten werden sie in der Buchungsmaske eingetragen. In beiden Fällen gelangen alle Daten direkt ins RIS und müssen nicht mehr manuell von einer Mitarbeiterin übertragen werden.

Am Tag des Termins müssen in der Praxis dann keine weiteren Unterlagen mehr ausgefüllt werden. „Das Ausfüllen der Bögen am heimischen Rechner oder am Smartphone hat mehrere Vorteile. Zum einen haben die Menschen mehr Ruhe, über die Fragen nachzudenken und Unterlagen herauszusuchen. Zum anderen können sie sich auch von Angehörigen helfen lassen. Wir entzerren also die hektische Situation im Empfangsbereich und entlasten Patienten und unsere Mitarbeiterinnen gleichermaßen“, so Fabian Müller.

Natürlich lassen sich nicht alle Indikationen und Untersuchungsanforderungen in einem standardisierten Fragebogen abbilden. Termine für komplexe Untersuchungen, Kardio-CTs zum Beispiel, werden weiterhin telefonisch koordiniert. Innerhalb des Terminbuchungsvorgangs werden die Patientinnen und Patienten in solchen Fällen auf den telefonischen Kontakt hingewiesen. „Es ist ja nicht so, dass wir für unsere Patienten nicht ansprechbar sein wollen, wir möchten die Anzahl der Anrufe aber reduzieren. Unsere Patienten begrüßen es übrigens, ihre Termine unabhängig von unseren Öffnungszeiten vereinbaren zu können“, erklärt Annette Hentsch.

Dem Personalmangel die Stirn bieten

Weniger Telefonate, weniger Zeit am Empfangstresen, weniger Dokumentationsaufwand, weniger Datenübertragungen: Ein (überlebens-)wichtiger Vorteil des konsequent digitalen Prozesses ist die zeitliche Entlastung der Mitarbeiterinnen. „Wir haben unsere Abläufe so optimiert, dass wir Personal einsparen können. Und das müssen wir auch. Denn die Radiologie sieht sich mit einem Fachkräftemangel konfrontiert. MTAs sind Mangelware. Ohne die Digitalisierung müssten wir Patienten nach Hause schicken, weil wir nicht genug Mitarbeiterinnen für die Betreuung hätten. Und natürlich möchten wir die Mitarbeiterinnen, die wir haben, dort einsetzen, wo ihre fachliche Qualifikation gefragt ist und möglichst wenig für Verwaltungsaufgaben. Das war so nur mit den funktionsstarken Lösungen von medavis möglich, weil sich medavis, anders als andere Softwarelösungen, extrem gut an individuelle Arbeitsabläufe anpassen lässt“, erklären alle drei Radiologen unisono.

Apropos Individualisierung: Eine Besonderheit der Praxis ist, dass alle Untersuchungen so im RIS hinterlegt werden, dass die Kodierung und Abrechnung auf Basis der Leistungserfassung während der Untersuchung quasi auf Knopfdruck funktionieren. „Es hat im Vorfeld sehr viel Zeit in Anspruch genommen, alle Abrechnungsziffern für jede Form der Untersuchung einzupflegen. Dieser Aufwand hat sich aber gelohnt. Zum einen, weil wir keine Mitarbeiter für die Buchhaltung benötigen. Zum anderen, weil unsere Abrechnungen viel genauer ist und wir unsere Erlösstruktur deutlich optimieren konnten. Was wiederum die Wirtschaftlichkeit steigert. Wir können also mit Recht behaupten, dass wir dank der Digitalisierung unsere Vision von einer eigenständigen, persönlichen und trotzdem rentablen Radiologie verwirklichen konnten“, wie Fabian Müller, der maßgeblich für die Konfiguration des medavis RIS verantwortlich war, abschließend festhält.