Klinik Dr. Hancken, Stade

2013 entschied man sich für die Einführung eines einheitlichen RIS an allen Standorten. Hr. Brenk, Projektleiter IT in der Klinik Dr. Hancken: „Vor allem die zentrale Terminvergabe war uns wichtig, damit man einem Patienten aus Stade, wenn dort alle Termine ausgebucht sind, direkt einen Termin in Bremervörde oder Buxtehude anbieten kann.“ Die Patienten sollen von der exzellenten Ausstattung des überregional tätigen MVZ profitieren, das fortschrittlichste Diagnose- und Behandlungsverfahren bietet, die man sonst nur in Spezialkliniken findet. Beispielsweise steht hier seit Februar 2013 eines der zwei modernsten PET-CTs in ganz Deutschland, das neue Maßstäbe in der Diagnostik setzt und mit dessen Hilfe selbst kleinste Tumore aufgespürt werden können.

Durch die Vielfalt der Leistungen, die das vernetzte Arbeiten im Verbund ermöglicht, war die IT-Infrastruktur ausgesprochen heterogen gewachsen. An den insgesamt sieben Standorten arbeitete man mit zwei unterschiedlichen RIS Systemen, einem KIS, zusätzlich einem weiteren stationären Informationssystem sowie einem strahlentherapeutischen Informationssystem. Die Betreuung und Wartung dieser komplexen IT-Landschaft war aufwändig und kostenintensiv. Im Falle von Störungen gestaltete sich die Fehlersuche oft schwierig.

Durch die Einführung von medavis RIS an allen Standorten konnte ein bislang auf drei Datenbanken verteiltes System in ein zentrales System mit bis zu 250 RIS Arbeitsplätzen und vier KIS-Kopplungen zusammengeführt werden. An einen zentralen, leistungsstarken Server sind nun alle Außenstandorte über breitbandige Leitungen mit einer Übertragungsrate von 100 Mbit/s angeschlossen. Alle rund 400 Anwender haben Zugriff auf das medavis RIS und alle Patientendaten gleichermaßen. Bei Terminengpässen kann man so jederzeit schnell auf einen Untersuchungstermin an einem anderen Standort ausweichen.

Als ein weiterer Vorteil erweist sich, dass durch die zentrale Datenbank im medavis RIS die Erstellung von Auswertungen über alle Standorte hinweg nun spielerisch gelingt. Dem steigenden Bedarf nach Statistiken kann schnell und unkompliziert Rechnung getragen werden.

Hr. Brenk: „Wir haben nur noch ein RIS, aus dem wir alle radiologischen und nuklearmedizinischen Informationen ziehen, und können nun ganz einfach Statistiken über alle Standorte aus einer Datenbank erstellen.“ Die Umstellung stellte das Unternehmen vor zwei große Herausforderungen. Zum einen galt es auf der technischen Seite die unterschiedlichen Systeme im medavis RIS zusammenzuführen. Zum anderen mussten rund 400 Anwender mit dem neuen System vertraut gemacht werden.

Um mehr Effizienz in jedem einzelnen Arbeitsschritt zu erzielen, arbeitet das medavis RIS workflowbasiert nach einem ausgeklügelten Rollenverständnis. Die Anwender mussten zunächst ihre bisherige Arbeitsweise überdenken und die neue verinnerlichen. Eine wichtige Voraussetzung hierfür waren die umfassenden Ortsbegehungen. Man ging durch die einzelnen Abteilungen und nahm im Gespräch mit den Anwendern die konkreten Anforderungen auf. Laut Projektleiter Hr. Brenk zahlte sich jeder Tag, den man in diese Vorprojektphase investierte, in der Umsetzungsphase aus. Denn nur wenn man die Anforderungen der einzelnen Anwendergruppen kennt, können Workflow und Schulungskonzept passgenau auf die individuellen Bedürfnisse abgestimmt werden. Dies ist nicht zuletzt für die Bereitschaft der Anwender, sich parallel zum Klinikbetrieb mit dem neuen System auseinanderzusetzen, eine wichtige Grundlage. Die Begehungszeiten wurden mit den Schulungsterminen sinnvoll gekoppelt und einzelne Anwendergruppen gebildet – von der Gruppe Anmeldung, über Nuklearmedizin und MTA über Ärzte, Schreibdienst bis hin zur Abrechnung.

Hr. Brenk: „Ein großer Verdienst von medavis ist das Schulungskonzept. Allen Anwendern wurde vorab ein Handbuch zur Verfügung gestellt. Zum Zeitpunkt der Schulung hatten so alle bereits Vorkenntnisse und konnten konkret Fragen stellen.“ Allein die Schulung der Mitarbeiter war ein gewaltiger Kraftakt. Bis zu vier medavis Trainer gleichzeitig schulten über mehrere Wochen vor Ort. Ein angenehmer Nebeneffekt: Die Anwender kennen ihre künftigen Ansprechpartner von Anfang an persönlich, da das Gros der medavis Trainer gleichzeitig als Support-Mitarbeiter arbeitet; eine optimale Grundlage für eine auch weiterhin gute Zusammenarbeit.

Die Umstellung aller sieben Standorte erfolgte in nur 5 Monaten – von Oktober 2013 bis Februar 2014. Die finale Systemumstellung wurde jeweils innerhalb nur eines Arbeitstages vollzogen.Hr. Brenk: „Wir hatten im gesamten Projektverlauf nicht einen Tag Verzug, wir konnten jeden Termin, der geplant war, genau so einhalten.“

Mit der Einführung eines einheitlichen RIS hat man nicht nur die Systemstabilität verbessert, sondern auch die Fehlerfindung und -behebung erleichtert. Einen Zeit- und Kostengewinn bietet zusätzlich der medavis Agent. Das Software-Verteilungs-Tool sorgt dafür, dass Updates, aber auch spätere Software-Erweiterungen automatisiert eingespielt werden. Dadurch reduziert sich der Betreuungsaufwand auf Seiten der Administratoren beträchtlich.

Um die zentrale IT-Infrastruktur vor Ausfällen zu schützen, legte man von Anfang an Wert auf Virtualisierbarkeit. Das medavis RIS wurde auf XEN virtualisiert, die gesamte Infrastruktur läuft jetzt auf einem SAN. So ist gewährleistet, dass beim Ausfall eines Gerätes, das zweite als Ersatz einspringt; der Workflow läuft reibungsfrei weiter, ohne dass die Anwender den Ausfall bemerken.

Darüber hinaus bietet die medavis Redundanz ein doppeltes Sicherheitsnetz. Das bedeutet, dass die RIS Datenbank immer auch auf einen medavis Server gespiegelt wird. Im Falle eines Fehlers kann durch Einspielen des medavis Backups in kürzester Zeit Abhilfe geschaffen werden. Im Hause Dr. Hancken würde man sich jederzeit wieder für medavis entscheiden. Hr. Brenk: „Ich bin der festen Auffassung, dass das medavis RIS das derzeit Beste am Markt ist.“

Die Verlässlichkeit und Kompetenz der einzelnen medavis Mitarbeiter überzeugte ebenso wie die Leistungsfähigkeit der Softwarelösung selbst. Das Management der Klinik Dr. Hancken schätzte vor allem die Flexibilität der medavis Mitarbeiter, die sich bei allen auftretenden Fragen immer bereitwillig zeigten, pragmatisch nach einer gemeinsamen Lösung zu suchen.