Durchgehend effizienter Workflow aus einer Hand

Anwenderbericht, Radiologie Mühleninsel, Landshut

Die Gemeinschaftspraxis Mühleninsel setzt seit vielen Jahren auf durchdachte, ganzheitliche Lösungen von Radiologie Workflow Spezialist medavis, die nahtlos ineinandergreifen.

Mit der Einführung des radiologischen Informationssystems (RIS) im Jahr 2002 begann die von Kontinuität und Vertrauen geprägte Partnerschaft. Als einige Jahre später ein neues PACS benötigt wurde, entschied sich die Radiologie das JiveX PACS von Visus ebenfalls über medavis zu beziehen. „Die Integration ist einfach am besten und wir haben so für alle Fragestellungen einen Ansprechpartner“, erklärt Manuel Hanke, IT-Leiter bei der Gemeinschaftspraxis Mühleninsel. Ein Überweiser- und Patientenportal sowie ein Terminbuchungsportal – alle aus dem Hause medavis – ergänzen die klassische RIS/PACS-Lösung.

Tiefe Integration und zuverlässiger Support

„Die IT ist bei uns die Hauptschlagader und enorm wichtig für den Betrieb der Praxis. medavis bietet mit dem RIS und den Webportalen durchdachte, ganzheitliche Lösungen, die nahtlos ineinandergreifen und alle Prozesse bei uns im Haus abbilden. Das Gesamtkonzept hat für uns den klaren Vorteil, dass es aufgrund der tiefen Integration praktisch keine Reibungsverluste gibt“, fasst Professor Dr. med. Andreas Lienemann, geschäftsführender Gesellschafter und Facharzt für Radiologie in der Mühleninsel zusammen.

Hanke ergänzt: „Natürlich schauen wir uns immer alle Möglichkeiten an. In der Vergangenheit haben wir aber beispielsweise die Erfahrung gemacht, dass Anbieter Schnittstellen ändern oder Funktionen wegfallen. Dann ist die Anbindung plötzlich nicht mehr so optimal und wir müssen unsere Workflows anpassen. Die enge Zusammenarbeit mit einem Anbieter hat sich für uns bewährt, denn neue medavis Systeme integrieren sich immer perfekt in das eigene RIS.“

Und sollte es doch irgendwo klemmen, arbeitet ein gut aufgestelltes Support-Team umgehend an einer Lösung. „Schnelle und effiziente Hilfe ist für uns genauso wichtig wie die Software und beides liefert medavis seit vielen Jahren sehr zuverlässig. Denn ein Ausfall bedeutet immer auch einen finanziellen Verlust“, bestätigt Lienemann.

medavis RIS als zentrales IT-System

„Mit dem medavis RIS haben wir eine ausgereifte Software, die stabil läuft und die wir seit vielen Jahren erfolgreich einsetzen. Sie ist Workflow orientiert und ermöglicht uns, viele Prozesse ganz oder teilweise zu automatisieren. Das reduziert wiederkehrende Arbeitsschritte und unterstützt uns damit ideal bei der täglichen Arbeit. Durch die modulare Aufbauweise lizenzieren und nutzen wir genau das, was wir in unseren Praxen benötigen“, äußert sich der Radiologe zufrieden.

Das RIS regelt in der Mühleninsel sämtliche administrative Prozesse, von der Terminplanung über die Dokumentendigitalisierung bis zur Befundung und Rechnungsstellung. Es deckt alle Workflows in der Radiologie, Nuklearmedizin und auch große Teile der Strahlentherapie ab.

„Im Laufe der Jahre hat sich das RIS stetig entwickelt und wurde um viele neue Funktionen erweitert. Auch gesetzliche Vorgaben werden zeitnah umgesetzt. Gleichzeitig schafft es medavis, bewährte Bedienkonzepte beizubehalten und die Benutzeroberfläche modern, aber vertraut zu halten“, so Lienemann.

portal4med – schnelle Kommunikation mit Zuweisern …

Mit dem Überweiserportal wurde 2017 die erste medavis Webanwendung in der Gemeinschaftspraxis Mühleninsel in Betrieb genommen.

Die Zuweiser verfügen über persönliche Zugangsdaten und können damit sofort nach der Erstellung die Befunde und Bilddaten ihrer Patientinnen und Patienten im integrierten Viewer einsehen. Dadurch fallen die Wartezeiten weg und viele Überweiser bestellen ihre Patienten direkt nach dem Termin in der Radiologie wieder ein.

„Viele schätzen zudem die Möglichkeit, die Befunde direkt als PDF in ihre eigenen Praxissysteme zu importieren, zum Beispiel für die digitale Patientenakte. Das ist schon ein großer Vorteil gegenüber dem vorher gängigen Fax. Zum anderen können sie die radiologischen Bilder herunterladen und in ihr eigenes PACS importieren. Von Beginn an hat sich gezeigt, dass gerade diese Funktionalität von vielen Ärzten häufig und gerne genutzt wird.“

Mit der Anbindung eines zusätzlichen diagnostischen Viewers von Visus wurde der Funktionsumfang im Vergleich zum Standardviewer deutlich erweitert. So sind jetzt beispielsweise Cutlines und Messfunktionalitäten verfügbar, die gerade für zuweisende Orthopäden oder im OP wichtig sind.

Hanke ergänzt: „IT-seitig überzeugt mich insbesondere die voll automatisierte Übertragung der Aufnahmen und Befunde von RIS und PACS in das Portal – das funktioniert ganz ohne unser Zutun.“

… und mehr Service für Patienten

Nach dem Überweiserportal hat die Radiologie Mühleninsel 2021 auch das portal4med Patientenportal von medavis eingeführt. Das perfekt in den Workflow eingebundene System bietet Vorteile für alle Beteiligten.

Bereits bei der Anmeldung erhalten die Patienten Zugangsdaten, um online auf ihre Befunde zugreifen zu können. Es ist ein wichtiges Anliegen der Praxis, dass jeder Patient, wenn er nach der Untersuchung das Haus verlässt, schon einen fertigen Befund in der Tasche hat – jetzt eben online. „Damit können unsere Patienten ohne Aufwand jederzeit von jedem Ort ihre Befunde und Aufnahmen einsehen und diese mit Ärzten ihrer Wahl teilen“, so der Radiologe.

„Ein zusätzliches Plus: Das lästige und auf Dauer kostenintensive Brennen von CDs, die zudem Gefahr laufen von den Patienten vergessen oder verlegt zu werden, entfällt, und die Patienten müssen auch nicht mehr warten, bis ihre CD fertig ist.“

Um die Datensicherheit zu gewährleisten, findet eine 2-Faktor-Authentifizierung statt und bei Verlust der Zugangsdaten kann der Zugriff im Patientenportal storniert werden. Da es sich um hochsensible Patientendaten handelt, arbeitet die Radiologie Mühleninsel zudem mit eigenen Servern. Das hat den Vorteil, dass der Zugriff auf die Daten und Bilder inhouse gesteuert werden kann. Hanke dazu: „In Sachen ambulanter Radiologie läuft ohne uns in zwei großen Landkreisen gar nichts. Umso wichtiger ist es, verantwortungsvoll mit dem Vertrauen umzugehen, das die Patientinnen und Patienten uns entgegenbringen. Vor allem durch die Anforderungen der DSGVO schätzen wir das Hosting des Portals im Haus, da wir jederzeit wissen, auf welchen Servern unsere Daten bzw. die unserer Patienten abgelegt sind – nämlich auf unseren!“

Grundsätzlich kommt das Portal, das für Nutzer einen geschützten und selbstbestimmten Umgang mit den eigenen Daten bietet, gut an. Vor allem jüngere Menschen mit ihrer selbstverständlichen Online-Kompetenz nehmen dieses neue Angebot gerne wahr – mit zunehmender Tendenz.

Beweggründe für den Einsatz von booking4med waren zum einen die Entlastung der Telefonzentrale, zum anderen Patienten wie Zuweisern einen Rund-um-die-Uhr-Buchungsservice anzubieten. Eine wichtige Voraussetzung war zudem die nahtlose Integration in die bestehenden Systeme und die etablierten Abläufe.

„Der große Vorteil ist, dass wir nicht zwei Systeme pflegen und verwalten müssen. booking4med läuft zuverlässig im Hintergrund, erfordert aber im täglichen Arbeitsablauf keinerlei Interaktion. Man merkt eigentlich gar nichts vom System, außer dass Termine automatisch im RIS-Terminkalender stehen und unsere Mitarbeiter sogar in Echtzeit sehen, wo gerade Online-Termine gebucht werden. Zudem ist das Ganze gekoppelt mit automatischen Terminbestätigungen und Erinnerungen per SMS. Die Integration ist perfekt umgesetzt“, freut sich der IT-Leiter.

Und es gibt weitere Pluspunkte: „Das System ist in der Lage, die Patienten schrittweise durch den Anmeldeprozess zu führen. Am Ende liegen uns dann alle notwendigen Daten vor, die wir früher mühselig telefonisch erfragen mussten. Das ist ein enormer Zeitgewinn“, zeigt sich Lienemann erfreut.

Laut einer von der Mühleninsel durchgeführten Umfrage ist das auch sehr im Sinne der Patienten, denen ein zeitnaher und zügig umgesetzter Termin das Allerwichtigste ist. „Wir haben mit die kürzesten Wartezeiten der Region. Eine gute Praxis ist eine, bei der wenige Patienten warten, weil es zeigt, dass eine optimale Organisation im Hintergrund läuft. Und genau das ermöglicht uns das nahtlose Zusammenspiel unserer IT-Systeme“, erläutert Lienemann.

Für die Zukunft gut aufgestellt

„Perspektivisch werden wir uns als nächstes die medavis Schnittstelle zu einem System der digitalen Patientenaufklärung anschauen und diese demnächst testen“, beschreibt Hanke die weiteren Entwicklungspläne. Hintergrund ist neben der Zeitersparnis im Vergleich zu Aufklärungsgesprächen auch die mögliche Eindämmung der immer noch vorherrschenden Papierflut an der Anmeldung.

„Die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit medavis auf Augenhöhe hat sich nicht nur bestens bewährt, wir wollen sie auch gerne noch weiter ausbauen. Durch die zukunftssicheren Konzepte und Visionen sehen wir die langfristige Denkweise von medavis und fühlen uns damit gut aufgestellt“, stellt der geschäftsführende Gesellschafter und Radiologe abschließend zufrieden fest.