Wachstum braucht professionelle Arbeitsstrukturen

Die Entscheidung für den Kauf von medavis RIS fiel Ende 2015. Auslöser war das bestehende Praxisverwaltungs-system, das mit den steigenden Anforderungen bei der Befunderstellung und der Abrechnung nicht mehr mithalten konnte. „Wir möchten mit der Praxis wachsen, und um das zu schaffen, mussten und wollten wir unsere Arbeit professionalisieren“ erklärt Dr. Born die Motivation für die Softwareumstellung. Sie ergänzt: „Unsere Praxis ist bereits von vier ärztlichen Kollegen auf nun bald sieben gewachsen, ein Umzug in modernere und größere Räume ist geplant. Da war es mir wichtig, dass wir bereits vorher effizienter und effektiver arbeiten. Das war mit unserer alten Software schlicht nicht möglich. Das medavis RIS haben wir ausgewählt, weil es auf die Bedürfnisse der Praxis am besten passt.“ Im Vorfeld der Anbieterauswahl haben Dr. Born und ihre Kollegen klar definiert, was die Software für Vorteile bieten soll. Hauptsächlich sollte sich die Befunderstellung verbessern, das heißt einfacher für den Arzt werden, um den Durchlauf, sprich die Zahl der geschriebenen Befunde zu erhöhen. Bereits vor der Umstellung nutzten die Ärzte die digitale Spracherkennung in Kombination mit Microsoft Word. „Da sah der Befund bei jedem Kollegen anders aus“ erinnert sich Dr. Born. „Das finde ich wenig professionell. Vor allem gegenüber den zuweisenden Kollegen. Und deren Eindruck zählt letztendlich, wenn ich die Patientenzahl für meine Praxis steigern möchte.“ Aber auch für die Abrechnung haben sich Frau Dr. Born und ihre Kollegen Verbesserungen erhofft. „Dank einer Automatisierung mithilfe des RIS kann dieser Prozess deutlich beschleunigt werden. Außerdem kann sich die Qualität der Rechnung erhöhen, weil weniger Fehler gemacht werden“ erläutert Dr. Born.

Verständnis schafft Akzeptanz und Erfolg beim Umstieg

Als zentrale Herausforderungen bei diesem Projekt hat Dr. Born die andere Struktur des RIS im Vergleich zum alten PVS empfunden: „Es war für uns alle ungewohnt von den jahrelang bekannten Karteikarten wegzugehen. Diese mentale Herausforderung war für uns Ärzte zwar weniger groß, weil wir den Nutzen des RIS sehr schnell gesehen haben, aber die Kolleginnen an der Aufnahme und in der Abrechnung haben sich da etwas schwerer getan.“ Ein Verständnis für das neue RIS mussten Ärzte und Mitarbeiter bereits vor der Einführung entwickeln. Denn für einen gelungenen Start waren viele Listen zu pflegen, deren Nutzen sich dann erst bei der Arbeit zeigte. „Wenn man das einmal verstanden hatte, dann läuft es gut. In dieser Vorbereitungsphase war es wichtig, dass die Projektleiter von medavis uns gut angeleitet haben. Ich kann jedem Kollegen, der vor einem Systemwechsel steht, nnur empfehlen, sich hierfür Zeit zu nehmen, damit es nachher gut läuft. Wir haben das freitags nebenher und auch mal an einem Samstag gemacht.“ Trotz der intensiven Vorbereitung, die in einem Zeitraum von vier Monaten stattfand, war Frau Dr. Born nervös bei dem Go-live: „Ich habe das mal in der Klinik miterlebt, wie es ist, wenn so eine Umstellung schiefgeht. Ich dachte, wenn das nicht funktioniert, dann steht die Praxis. Doch es ging alles erstaunlich gut, innerhalb von drei bis vier Tagen hat man die Umstellung nicht mehr gemerkt.“ Die Radiologie München-Ost hat am Dienstag den 28.7.2016 die Arbeit mit dem medavis RIS gestartet. In den ersten zwei Tage waren die Projektmanager vor Ort und haben geholfen. Um den Start für die Mitarbeiter zu erleichtern, wurden weniger Patienten einbestellt und Zettel aufgehängt, auf denen das Praxisteam auf den Grund möglicher Verzögerungen hingewiesen hat. „Nach zwei Tagen habe ich begonnen, diese Zettel einzusammeln. Am Montag nach dem Go-live lief der Praxisbetrieb wieder normal“ beschreibt Dr. Born den Umstieg zufrieden. „Es war sehr gut, dass die Projektleiter bereits sehr viele Fragen beantworten konnten und auch Probleme gelöst haben. Und wenn sie mal was nicht wussten, hat der Support aus der Firma gut geholfen. Das ging sehr schnell und hat sicher auch zur Akzeptanz beim Team beigetragen. Wir waren einfach nicht alleine mit der Umstellung, die medavis Mitarbeiter hatten viel Geduld mit uns und waren immer sehr lösungsorientiert, egal wie blöd unsere Frage waren und das fand ich goldwert.“

Arbeiten mit dem Expertensystem

Mit dem neuen RIS haben sich die meisten Arbeitsprozesse geändert. Am deutlichsten fällt dies bei der Befunderstellung, der Abrechnung und dem Versand von Dokumenten auf. Doch bereits bei der Aufnahme des Patienten ist die erste Veränderung zu verzeichnen: sämtliche Aufklärungsscheine werden nun eingescannt und via Barcode der Patientenakte zugeordnet. „Für mich als Ärztin bedeutet das neue RIS eine wahnsinnige Arbeitsersparnis, weil ich einfach nicht mehr den Mitarbeitern helfen muss, wenn was nicht funktioniert, denn es funktioniert einfach“ freut sich Frau Dr. Born. Die Befunderstellung ist nun automatisiert, ebenso wie die Rechnungserstellung. Für diese Prozesse wurde unter anderem definiert, dass der Arzt die Diagnose eingibt und nicht wie zuvor die Abrechnungskraft, die diese aus dem Befund herauslesen musste. Ein Grund, weshalb ICD-Code und Befund in der Vergangenheit nicht immer zusammenpassten. „Wir Ärzte müssen die Abrechnung nun nicht mehr prüfen und das spart Zeit. Zwar hat das viel Umdenken bei den Mitarbeiterinnen gekostet, ist aber mittlerweile akzeptiert und verstanden. Ihre Arbeit ist leichter, weniger fehleranfällig und schlicht weniger geworden. Wir können die Mitarbeiterinnen nun an anderer Stelle einsetzen.“ Die Spracherkennung funktioniert heute ebenfalls besser und, dank der Vorlage im RIS, sieht der schriftliche Befund immer gleich aus und ist korrekt erstellt. „Wir haben pro Jahr immer circa 30.000 Befunde erstellt. Mit dem medavis RIS schaffe ich mindestens 2 Befunde pro Stunde mehr, das bedeutet, wir können jetzt mehr Patienten behandeln und genau das wollen wir. Wir wollen wachsen“ freut sich Dr. Born, dass sich die Investition gelohnt hat.

Erfüllte Erwartungen

„Mein Fazit ist eindeutig positiv. Es geht für den Patienten gut, für den Überweiser gut und auch die Kollegen und Mitarbeiter sind mittlerweile begeistert. Da sind mir ehrlich gesagt, die etwas höheren Kosten egal, Hauptsache es funktioniert und auf lange Sicht gesehen werden sich die Kosten relativieren“ fasst Dr. Born zusammen. Sie hat außerdem den Eindruck, dass eine ärztliche Vertretung sich heute schneller einarbeitet als früher, sprich auch hier hat sich die Effizienz erhöht. Die Zusammenarbeit mit medavis als Softwarepartner beschreibt die Ärztin als kompetent, lösungsorientiert und professionell. „Wir erhalten sehr guten, menschlichen Input und haben eine fast freundschaftliche Atmosphäre. Mehr kann man nicht erwarten.“ Aus ihrer Sicht ist medavis ein guter Partner, weil das Unternehmen aufeinander abgestimmte Lösungen für unterschiedliche Bedürfnisse bietet. „Daraus ergibt sich eine Professionalität, die nicht selbstverständlich ist für einen IT-Anbieter. medavis konzentriert sich auf radiologische Bedürfnisse und erfüllt dann auch die Anforderungen, die die Kunden haben.“ Deshalb empfiehlt sie medavis uneingeschränkt weiter. „Ich glaube, es ist das effizienteste System am Markt.“