RADIOLOGIE WORKFLOW LÖSUNGEN

Ein RIS für jede Praxisgröße

Anwenderbericht

Dr. med. Heinrich Hofstetter
Dr. med. Ralf Wandt

Optimale Arbeitsabläufe bringen Zeit für Patienten und Freude bei der Arbeit

Die Radiologie Gersag hat sich mit ihrer Gründung im Oktober 2013 für digitale Prozesse nicht nur bei den internen Praxisabläufen entschieden. Die digitale Kommunikationsinfrastruktur sorgt für einen effizienten und sicheren Informationsfluss zwischen Patient, zuweisendem Arzt, weiteren Institutionen und Behandlern in der Praxis. Neben modernsten Geräten (MRT, CT), konventionellem Röntgen, Ultraschall, Mammographie und Durchleuchtung bildet das RIS der Firma medavis die Grundlage für kurze Wartezeiten, schnelle Behandlungsergebnisse und wirtschaftliches Arbeiten.

Digital von A bis Z

Digital arbeiten von A wie Abrechnung bis Z wie Zuweiserbindung – das war der Plan, als Dr. med. Heinrich Hofstetter und Dr. med. Ralf Wandt im Oktober 2013 ihre radiologische Praxis in Emmenbrücke bei Luzern (CH) gründeten. Kein Fax sollte mehr in Papierform vorliegen, kein Notizzettel mehr in einer Akte kleben. „Sämtliche Modalitäten arbeiten heutzutage digital, deshalb dachten wir uns, dass auch wir die Arbeit in unserer Praxis, mit allen Zwischenschritten, digital erbringen könnten“ beschreibt Dr. Hofstetter die Situation Anfang 2013, als er mit seinem Kollegen in die Planung für die neue Praxis ging. „Wir haben uns mehrere Anbieter angeschaut und von einem Softwarespezialisten beraten lassen. Außerdem haben wir uns natürlich umgehört, wo welches System läuft und wie zufrieden die Anwender sind. Nachdem wir uns dann eine Installation in Deutschland angeschaut hatten, haben wir uns für das medavis RIS entschieden.“

Als Kriterien für eine taugliche Software definierten Dr. Hofstetter und sein Kollege Dr. Wandt:

  • Strukturierung der Funktionen am Arbeitsprozess
  • Übersichtlichkeit dank intuitiver Oberfläche
  • Flexibilität der Software, um gegebenenfalls Abweichungen vom Prozess vornehmen zu können
  • Einfache Rechteverteilung
  • Anschlussmöglichkeit aller Modalitäten und PACS sowie Telefonieintegration

„Intuitiv finden, was man braucht. Das beschreibt meine Vorstellung von einer geeigneten Software sehr gut“ fasst Dr. Hofstetter zusammen. „Wir sind ein privates Institut und haben den Anspruch einen super Service zu bieten. Dabei muss mich die Software unterstützen.“ Damit das RIS diese Anforderungen erfüllen kann, hat der medavis Projektleiter die Ärzte intensiv gefordert. In Tabellen sollten die Anwender zusammenstellen, welche Informationen eingepflegt werden müssen, um den Prozess vom ersten Tag an optimal abzubilden. „Das war viel mehr Arbeit, als wir im Vorhinein gedacht haben. Aber es hat sich gelohnt, um sauber mit dem System starten zu können“ formuliert Dr. Hofstetter seine Erinnerung an die Implementierung. „Unser Anspruch bestand darin, die Anmeldung vom Zuweiser sehr zügig verarbeiten zu können, damit der Patient möglichst schnell von uns hört und einen Termin bekommt. Dazu mussten Namen, Adressen und andere Merkmale der Zuweiser ins System.“ Weitere Anforderungen waren die reibungslose Patientenaufnahme, eine automatische Abrechnung, Zugriff auf sämtliche Modalitäten und die PACS-Integration. „Letzter Punkt war mir ganz besonders wichtig“, bemerkt Dr. Hofstetter. „Ich möchte die Bilder sehen, wenn der Patient noch auf dem Behandlungstisch oder im Gerät liegt. So kann ich schnell beurteilen, ob ich weitere Aufnahmen brauche oder ob sich der Patient anziehen kann. Je nach Verletzung aber auch ganz generell ist es eine Zumutung für den Patienten, wenn er mehrfach CT, MRT oder Röntgen über sich ergehen lassen muss, nur weil mir ein Bild fehlt.“ Der einfache Wechsel vom RIS ins PACS und wieder zurück ins RIS war deshalb ein wichtiges Kriterium.

Funktionalität, die Nutzen stiftet

Nach dieser sehr intensiven Implementierungsphase, bei der die Beschreibung der Anforderungen viel Zeit erforderte, lief die Einführung dann recht fix. Die Anwender wurden geschult und die Arbeit lief bereits von Beginn an sehr flüssig. Beispielsweise bei der Terminierung: „Aufgrund der Telefonieintegration wissen die Disponentinnen bereits, wer in der Leitung ist, wenn beispielsweise ein Zuweiser anruft. Sie kennen die Hintergründe und können schnell die richtige Maske öffnen, um Termine zu vergeben oder vorzuschlagen.“ Je nach Vorliebe des Zuweisers rufen die Mitarbeiterinnen den Patienten zurück oder übergeben die Terminierung an den Zuweiser. Diese Anmeldungen kommen auch als digitales Fax rein, woraufhin eine Disponentin den Zuweiser anruft. Die Informationen, die mit dem Fax an die Praxis übermittelt werden, übernimmt sie via Drag & Drop in die Patientenakte. „Meine Mitarbeiterinnen bestätigen mir, dass sie mit der Arbeit im RIS ein gutes Gefühl haben, bei dem was sie tun. Dass das so ist, ist mir wichtig“ erklärt Dr. Hofstetter. „Die exzellente Prozessunterstützung ermöglicht es uns, dass wir einen Patienten, der morgens um 11 Uhr bei uns ist, bereits am Nachmittag wieder zum Termin beim Zuweiser senden können.“ Diese kurzen Prozesse sind auch deshalb möglich, weil die Drs. Hofstetter und Wandt bereits während der Befundung mittels Spracherkennung die Dokumentation erledigen. Diese wird direkt aus dem RIS aufgerufen und steht im Hintergrund immer zur Verfügung. Damit die Dokumentation noch leichter und schneller von der Hand geht, arbeiten die Ärzte mit Textblöcken. Die hinterlegten Bausteine rufen sie bei einer bestimmten Diagnose auf und passen diese dann nur noch an. „Eine Standard-Dokumentation bei mir lautet: Normal, normal, normal, etwas Spezielles zum Patienten, normal, normal – und schon ist die Dokumentation erledigt.“ Ein Bericht steht dem Zuweiser innerhalb von zwei bis vier Stunden zur Verfügung. Die digitale, behandlungsbegleitende Datenerfassung optimiert auch die Abrechnung, für die medavis eine auf die Schweiz angepasste Lösung anbietet. „Dass die Rechnung kurzfristig gestellt werden kann, ist bei einem Start-up wichtig. Die Software trägt viel zur Wirtschaftlichkeit der Praxis bei. Sie lotst mich durch den Prozess, beschleunigt diesen und sorgt dafür, dass ich nichts vergesse. Das nenne ich intuitives Arbeiten und das, obwohl ich noch immer nicht alle Funktionen, die das RIS bietet, nutze“ erläutert Dr. Hofstetter.

Neben Wirtschaftlichkeit und Zeitersparnis ist Dr. Hofstetter ein Punkt besonders wichtig: „Ich möchte einem Patienten seine Bilder zeigen. Dann versteht er besser, welche Verletzung er hat und kann nachvollziehen, warum eine Therapie so oder so durchgeführt wird.“ Das ermöglicht ihm die PACSIntegration. Der Patient wird im PACS gesucht, sobald der Arzt ihn im RIS aufruft. Die Bilder stehen ohne den Wechsel zwischen zwei Systemen auf dem Bildschirm zur Verfügung.

RIS erhöht Zufriedenheit

„Wir sind sehr zufrieden, sowohl mit dem System als auch mit der Zusammenarbeit mit medavis“ zieht Dr. Hofstetter sein Fazit. Nach einer intensiven Vorarbeit war die Einführung des RIS für ihn und seine Mitarbeiter erfolgreich und der richtige Schritt. „Der große Vorteil der Digitalisierung besteht darin, dass die Zusammenarbeit mit allen am Behandlungsprozess Beteiligten verbessert wird. Da schließe ich den Patienten mit ein. Die Abstimmung und der Informationstransfer mit dem Zuweiser laufen zügig, der Patient muss nicht lange warten und kann in seine Behandlung einbezogen werden. Ich wiederum kann mich auf die medizinische Arbeit konzentrieren, weil Dokumentation und Abrechnung einfach nebenher passieren.“ So aufgestellt sieht sich Dr. Hofstetter gut für eine Zukunft gewappnet, in der die Patienten immer stärker eingebunden sein wollen. „Wir leben in einem voyeuristischen Zeitalter. Schon heute erklären wir dem Patienten den Schweregrad seiner Verletzung anhand der Bilder. Das schafft Verständnis für die Art der Therapie und verdeutlicht unsere Leistung als Arzt. Da die Patienten immer kritischer in der Wahl des Arztes werden und sich zunehmend selber informieren, hilft uns die IT dabei, diesen Ansprüchen zu begegnen.“

 

Radiologie Gersag
Rüeggisingerstrasse 29 | 6020 Emmenbrücke | Schweiz
Tel.: +41 267 02 02 | www.radiologie-gersag.ch

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