Das Oberklasse RIS für Profis

Praxiserfahrung prägt und schafft Ansprüche

Bei iRad weiß man Eines besonders zu schätzen: Partnerschaftlichkeit und Qualität. Bereits seit 1998 arbeiten die Radiologen mit dem RIS der Firma medavis. Als Kunde der ersten Stunde haben die Ärzte die Entwicklung des Systems über nun bald zwei Jahrzehnte begleitet. Herr Dr. Friedburg war seinerzeit Initiator der Einführung des medavis RIS und erinnert sich: „Als wir die Praxis 1990 gründeten, führten wir zunächst ein anderes RIS ein. Der damalige Anbieter brachte es dann aber nicht fertig, das System fristgerecht den Anforderungen der KV für die Abrechnung anzupassen, weshalb wir uns nach einem neuen System umgeschaut haben. In der Praxis bestand schon länger der Wunsch, nach einem schnelleren, funktionsfähigeren RIS, das die Prozesse und Anforderungen einer Praxis passgenau abbildet.“ So trafen die drei Gründer von medavis gleich zu Beginn auf einen anspruchsvollen Kunden mit acht Jahren RIS-Erfahrung und sehr genauen Vorstellungen. Weil Herr Dr. Friedburg mit medavis einen Anbieter gefunden hatte, dessen Firmensitz direkt um die Ecke liegt, begann die Zusammenarbeit mit einem außergewöhnlich intensiven Austausch. „Der gute Draht hat über die Jahre Bestand“ stellt Dr. Friedburg zufrieden fest.

Am Prozess orientiert: früher und heute

Das im Jahr 1998 neu eingeführte System sollte die Patientendaten an die Modalitäten übergeben, um Doppelteingaben zu vermeiden. Auch sollte es die Arbeitsprozesse unterstützen, indem es die Patientendaten, sobald die MTRA mit der Untersuchung fertig ist, in die Arbeitsliste des Arztes übergibt und die Befundung anstößt. Das RIS erstellt automatisch die Abrechnung und unterzieht diese auch bereits einer Regelprüfung. Ist die Leistungserfassung z.B. nicht plausibel, weil Leistungen angegeben wurden, die sich gegenseitig ausschließen, so erhält das verantwortliche Personal einen entsprechenden Hinweis, damit die Rechnung korrekt das Haus verlässt. Das ist auch heute noch so, doch sind die Prozesse in vielen Punkten weiter perfektioniert worden: „Alles muss immer schnell gehen. Das war auch früher schon so, doch heute arbeiten wir mit Lösungen, die noch besser aufeinander abgestimmt sind“ erläutert Dr. Friedburg. „Die Spracherkennung ist ein schönes Beispiel dafür. Heute diktiere ich meinen Befund direkt ins System und er steht zeitnah allen Mitarbeitern zur Verfügung. Den Umweg über die Kassette haben wir zum Glück durch das digitale Diktat seit 1998 hinter uns. Nachdem wir mittlerweile vier verschiedene Spracherkennungslösungen kennengelernt haben, ist die von medavis vollintegrierte Version aber die erste, die so funktioniert, wie ich mir das vorstelle – aus meiner Sicht ein Quantensprung.“

Standortübergreifend und vollintegriert

Seit der Fusion mit der Radiologie in Karlsruhe Durlach im Jahr 2012 arbeiten die Ärzte von iRad mit einem zentralen RIS an beiden Standorten. Das medavis RIS Modul „Multiple Sites“ erlaubt ihnen das Arbeiten mit zentralen Arbeitslisten. Sie können ihre Kollegen jederzeit um eine Zweitmeinung oder um Vertretung bitten, da die Patientenakten an beiden Standorten aufgerufen werden können. Dass die Patientendaten, Befunde und Bilder, standortübergreifend zur Verfügung stehen, wird durch eine zentrale RIS-Datenbank gewährleistet. „Ein digitales Bildarchiv hatten wir bereits 1998 eingeführt. Das PACS stellt, egal wie viele Studien zu einem Patienten gehören, sämtliche Bilder in deutlich weniger als einer Minute zur Verfügung. Weil wir Fremdbefunde sofort einscannen, Fremdbilder unverzüglich einspielen und mit Zeitbezug in die jeweilige Akte einordnen, erhalten wir egal an welchem Standorteinen vollständigen Blick auf die Patientenhistorie“ erklärt Herr Dr. Friedburg. Beide Standorte profitieren von einem zentralen Call-Center zur Terminierung der Patienten. Die Mitarbeiter sitzen in einem separaten Raum, um den Aufnahmefluss an der Anmeldung nicht zu behindern, und um auch ihrerseits nicht gestört zu werden. Zur Terminierung und Abklärung des Anliegens des Anrufers nutzen sie die Telefonieintegration im RIS. War der Patient schon einmal da, wird die Nummer erkannt und die Akte automatisch aufgerufen. Ruft ein neuer Patient an, kann das Personal eine neue Akte anlegen und die untersuchungsrelevanten Eckdaten bereits dokumentieren. Das spart später Zeit an der Anmeldung. „Mit medavis haben wir eine neue Effizienz in der Terminierung erreicht“ freut sich Dr. Friedburg. „Unser Call-Center-Personal kann aufgrund der eingeblendeten Informationen eingehende Anrufe auch priorisieren und je nach Dringlichkeit aus der Liste abrufen. Die Patientenanmeldung ist anspruchsvoller geworden. Das liegt zum einen daran, dass die Behandlungen so komplex sind und zum anderen an der sparsamen Dokumentation der Zuweiser.“ Die bei der Terminvergabe aufgenommenen Informationen werden im RIS Terminplaner erfasst, wobei das RIS sofort erkennt, ob der Patient bereits im System existiert. Eventuelle spätere Terminänderungen sind rasch erledigt. Der digitale Terminplaner ermöglicht eine strukturierte Planung der Patientenbesuche; abhängig vom Beschwerdebild und der geplanten Diagnostik werden wichtige Faktoren, wie z.B. Klaustrophobie oder Übergewicht, bereits bei der Terminvergabe abgeklärt, so dass für die Untersuchung des Patienten das richtige Gerät mit dem entsprechenden Zeitfenster reserviert wird. „Da wir Überweisungen, Aufklärungsbögen oder auch Fremdbefunde konsequent einscannen, stehen diese an jedem RIS-Arbeitsplatz digital zur Verfügung, so dass wir den Traum eines papierlosen Büros leben. Zudem können Zuweiser die Befunde und Bilder für ihre Patienten über das Zuweiserportal abrufen. Die Zustimmung des Patienten zu diesem Procedere dokumentieren wir ebenfalls mit dem RIS resümiert Dr. Friedburg.

Von RIS-Experten entwickelt

Im Rahmen der Fusion mit dem Standort in Durlach war es 2012 wichtig, dass künftig das medavis RIS als zentrales System an beiden Standorten genutzt wird. „Unsere Kollegen taten sich, wie bei jeder Software-Umstellung, zunächst etwas schwer. Doch sind die Klagen bald verstummt und die Mitarbeiter sind heute sehr zufrieden mit ihrem RIS. Wir nutzen mit medavis ein System der Oberklasse und ein Mercedes ist nie ganz billig. Für den professionellen Einsatz lohnen sich nur professionelle Werkzeuge. Ich habe ein System, das mir alle Wünsche erfüllt. Und wenn wir mal etwas verbocken, dann hilft der Support von medavis einfach und unkompliziert“ führt Dr. Friedburg weiter aus. Darüber hinaus trägt ein IT-Mitarbeiter der iRad, der bei medavis ausgebildet wurde und das System sehr gut kennt, Sorge dafür, dass das System sehr stabil läuft. Eine ganz klare Firmenpolitik bei medavis ist es, dass sowohl das Assistenzpersonal, als auch die Chefs regelmäßig Einladungen für Systemschulungen erhalten. Dr. Friedburg nimmt dieses Angebot immer wieder gerne an: „Je länger man mit einem IT-System arbeitet, desto betriebsblinder wird man. medavis hatte deshalb die pfiffige Idee, dass, über die herkömmlichen Software-Schulungen hinaus, medavis Mitarbeiter sich das Arbeiten mit dem RIS vor Ort in unserer Praxis anschauen und analysieren. Ich bin neugierig, wie wir mit den Ergebnissen, die wir in Kürze erhalten, das System künftig noch besser nutzen und unsere Workflows weiter optimieren können.“ Dieses „Checkup“ ist ein Angebot von medavis, um speziell bei langjährigen Anwendern eingefahrene Gewohnheiten, die einer optimalen Nutzung der Software auf ihrem aktuellen Stand entgegenstehen, aufzubrechen. „Für mich ist es wichtig, dass uns das System eine vernünftige Struktur bietet, die wir auf das Arbeitsverhalten unserer Ärzte ausrichten können. Das erhöht die Akzeptanz“ erläutert Dr. Friedburg die technischen Gegebenheiten. Die Zukunft wird laut Dr. Friedburg weitere interessante digitale Meilensteine bringen, wie beispielweise die Integration von computerassistierten Diagnosen. Wenn mit Techniken der Mustererkennung in der Zukunft Bilder mit einer Bilddatenbank abgeglichen und nach definierten Kriterien analysiert werden, könnte das RIS der Zukunft Vorschläge machen und die Entscheidungen der Ärzte stützen.