Digital vom Termin bis zur Bild- und Befundkommunikation

Anwenderbericht RIS, Radiologie Oberland, Hausham

medavis Anwender seit 22 Jahren

medavis ermöglicht mit RIS und webbasierten Lösungen durchgehend integrierten Workflow

Bereits seit 22 Jahren arbeitet die Radiologie Oberland mit dem IT-Anbieter medavis zusammen. Während andere Kollegen in der Branche zwischenzeitlich schon mehrfach das RIS und PACS gewechselt haben, wächst das medavis Radiologie Informationssystem (RIS) den Anforderungen der radiologischen Praxis entsprechend immer weiter.

1998, als diese Partnerschaft geschlossen wurde, war Dr. Roland Scheck, Facharzt für Radiologische Diagnostik, bereits Teil der Praxis im bayerischen Hausham. Damals hatte er sich für medavis als Unternehmen entschieden, weil es die klinischen Bedürfnisse der Praxis, die sämtliche Niederlassungssitze für Radiologie und Nuklearmedizin im Landkreis Miesbach abdeckt, am besten abbildete. „Das hat sich über die Jahre hinweg immer wieder bestätigt“, erinnert sich der Radiologe. „Man merkt, dass das Herzblut der Mitarbeiter am Produkt hängt, und dass es über die ganzen Jahre hinweg akribisch weiterentwickelt wurde. Das ist sicher auch das Geheimnis unserer mehr als zwei Dekaden umfassenden Partnerschaft.“

Die Praxis im bayerischen Hausham war eine der ersten Einrichtungen, die das medavis RIS in Kombination mit ihrer Tätigkeit am Krankenhaus eingesetzt hat. Dr. Scheck, der damals frisch von der Universität kam, nutzte die Anfangsphase, um selbst Ideen und Funktionalitäten in die Software einfließen zu lassen. „Ich wollte vor allem unseren Workflow optimieren, einen reibungslosen Arbeitsablauf im System abbilden, um so wenig Zeit wie möglich zu verlieren.“ Trotz der zunehmenden Anzahl von Anwendern reagiert medavis heute noch so flexibel auf die Wünsche seiner Kunden wie damals. Viele Innovationen werden inzwischen vierteljährlich nach Bestehen der Qualitätssicherung in das System aufgenommen.

Optimale Zuweiserbindung

Seit Dezember 2015 nutzen die Radiologen in der Praxis Oberland auch das portal4med von medavis. Jeder der mehr als 100 Zuweiser, die das Portal regelmäßig nutzen, hat damit Zugriff auf die Befunde und Bilder seiner Patienten. „Da die Daten der Zuweiser im RIS bereits hinterlegt sind, ist die Administration sehr einfach. Ich generiere ein Kennwort und stelle es zur Verfügung“, erläutert Dr. Scheck den Ablauf. Der eigene Workflow hat sich für ihn und sein Team mit dem Datenaustausch via Portal nicht geändert. Mit der Freigabe des Befundes wird wie bisher für die nicht im Portal registrierten Zuweiser der Fax-Auftrag für den Befundversand ausgelöst oder eine CD geschrieben und verschickt. Bei den im Portal registrierten Zuweisern werden die Dokumente hingegen automatisch hochgeladen, so dass sie umgehend online – ohne Zeitverlust und Medienbruch – zur Verfügung stehen.

„Wir haben insgesamt ein sehr positives Feedback von unseren Überweisern, die portal4med nutzen – besonders seitdem der Zugriff auf die Bilder unmittelbar nach deren Erstellung möglich ist. Das vermeidet Wartezeiten. Zusätzlich finden unsere Überweiser die Software mit den einfachen Bedienungen bezüglich der Bildtools und andere Funktionen sehr positiv“, fasst Dr. Scheck die Resonanz seiner Zuweiser zusammen.

„Das Portal gewährleistet eine weltweite Bild und Befundverteilung in hervorragender Qualität, auch mit der Möglichkeit, original DICOM-Dateien herunterzuladen. Effizienzvorteile bietet das Portal insbesondere, wenn man Zweitmeinungen mit Kollegen austauschen möchte oder auch wenn ein Patient bei einem Überweiser ist und seine CD mit den Bildern vergessen hat. Dann muss der Termin nicht abgesagt werden, sondern innerhalb weniger Minuten stehen dem Überweiser die Bilder und der Befund zur Verfügung“, beschreibt Dr. Scheck einen wesentlichen Vorteil. Selbstverständlich muss der Patient zuvor seine Einwilligung geben. Im System kann er zudem einstellen, wie lange er die Patientendaten mit dem entsprechenden Kollegen teilen möchte.

Terminvereinbarungen rund um die Uhr

Wenn schon die internen Prozesse von der Anforderung bis zum Mahnwesen lückenlos digitalisiert sind, ist es zur Online-Terminvereinbarung nur ein logischer nächster Schritt. „Wir arbeiten nun ein halbes Jahr mit dem Online-Buchungssystem booking4med von medavis und sind sehr zufrieden. Insbesondere konnten wir damit die starke Belastung unserer Telefonistinnen an der Rezeption deutlich verringern“, sagt Dr. Scheck.

Mit booking4med können Patienten und Zuweiser Termine rund um die Uhr online über das Internet buchen. Die Zuweiser melden sich einfach mit ihrem Login an, Patienten bestätigen ihren Termin mit einer TAN, die nach der Anfrage automatisch auf ihr Mobiltelefon geschickt wird. So lassen sich Termine schnell und einfach vereinbaren. Einmal auf der Webseite integriert und eingerichtet, arbeitet die Lösung autark. Die Online-Terminvergabe läuft dabei parallel zur telefonischen Terminvereinbarung und ergänzt diese.

Die Zufriedenheit des Radiologen liegt auch im nahtlosen Workflow begründet – ermöglicht durch die tiefe Integration in das medavis RIS. Patient oder Zuweiser öffnen die Webseite, melden sich an und tragen die Untersuchungsdetails ein. Danach wählen sie einen passenden Termin aus, der automatisch im Terminkalender des medavis RIS reserviert wird.

Das System fragt dann spezifi sche Patienteninformationen ab und gibt Informationen über die Einrichtung und die gebuchte Untersuchung weiter. Danach geben Patient oder Zuweiser noch die Kontaktdaten ein und verifi zieren alle Angaben. Darauf erfolgt eine automatische Terminbestätigung an den Buchenden und der Termin wird fest im RIS-Terminkalender eingetragen.