Mehr Wirtschaftlichkeit und bessere Versorgungsqualität im Praxisnetz

Anwenderbericht RIS, Praxisnetz Radiologie & Nuklearmedizin, Bonn

Das Praxisnetz Radiologie & Nuklearmedizin Bonn mit acht Standorten arbeitet mit dem Radiologie Informationssystem (RIS) der Firma medavis. Die enge Kooperation der Ärzte untereinander gewährleistet den optimalen Informationsfluss zu den Patienten und zuweisenden Ärzten bis hin zu den Kollegen in mehreren Kliniken der Region. Die Patienten profitieren von einer wohnort- und zeitnahen Versorgung und einer Behandlung nach höchsten medizinischen Standards.

Ein RIS für jede Dimension

Wenn, wie im Falle des Praxisnetz, 21 Ärzte an acht Standorten mit ihren Mitarbeitern an insgesamt 78 RIS-Arbeitsplätzen arbeiten, stellt das eine komplexe Herausforderung an die IT- Infrastruktur dar. Rund 150.000 Untersuchungen pro Jahr, über 500.000 Patienten und mehr als 1,3 Millionen Untersuchungen – diese Datenfülle will von einer RIS-Datenbank gemeistert werden, zumal alle Standorte zentral auf diese zugreifen und die Performance darunter nicht leiden darf. Doch das medavis RIS steuert den Informationsfluss zwischen allen Beteiligten flexibel und zuverlässig mit Schnittstellen zu 34 Modalitäten, dem PACS sowie einem Krankenhaus-Informationssystem.

Prof. Dr. Martin Vahlensieck, Radiologe, Geschäftsführer und Mitverantwortlicher für die IT-Infrastruktur der Gemeinschaftspraxis, erinnert sich: „Nach einer sehr intensiven Planungsphase, die von den medavis-Mitarbeitern sehr professionell durchgeführt wurde, waren wir im Juli 2013 froh, mit einem neuen RIS zu starten. Wir hatten große Erwartungen, was mit dem neuen System besser werden sollte, nachdem wir das vorherige nach nur drei Jahren enttäuscht gekündigt hatten.

Die Anforderungen an das neue System waren klar formuliert: standortübergreifendes, flüssiges Arbeiten von der Patientenaufnahme über die Befundung bis hin zur Abrechnung sowie schnelle Verfügbarkeit der Bilder, egal an welchem Arbeitsplatz. „Die Kopplung mit unserem PACS hat mit dem alten System nicht gut funktioniert“, erinnert sich Prof. Vahlensieck. „Ebenso hatten wir ein paar sehr unbefriedigende Versuche mit der Spracherkennung hinter uns. Dass medavis hier die tiefe Integration anbot, zudem noch mit dem Marktführer für Spracherkennung zusammenarbeitet und schließlich die Empfehlungen von Kollegen sowie Gespräche mit den Mitarbeitern von medavis waren ausschlaggebend für unsere Entscheidung, das medavis RIS zu kaufen.“

Zwar musste anfangs die Bandbreite des Netzwerkes verdoppelt werden, damit die Ärzte ohne Verzögerungen standortübergreifend mit dem zentralen RIS arbeiten konnten, doch läuft die zentrale, sternförmig aufgebaute Installation heute stabil und zuverlässig.

„Installationen mit unserer Dimension sind eine Herausforderung. In Sachen Netzwerk ist die Beratung durch den Anbieter wichtig, damit man am besten schon vorher weiß, wie viel Bandbreite benötigt wird. Hier mussten wir etwas nachjustieren, doch dann lief alles rund. Die Anwender waren und sind zufrieden“, beschreibt Prof. Vahlensieck den Start mit dem neuen medavis RIS.

Eine Patientenakte, vernetztes Arbeiten, schnelle Dokumentation

Auch gut acht Jahre später ist das medavis RIS als ständiger und treuer Begleiter aus dem Praxisalltag nicht wegzudenken. Egal an welchem Arbeitsplatz und an welchem Standort sich die Ärzte einloggen, ihr persönliches Nutzerprofil und die vollständige Patientenakte sind überall verfügbar. Die zentrale Speicherung der Daten aus allen Praxen gewährleistet den Zugriff auf alte Befunde und Bilder, selbst wenn der Patient zuvor an einem anderen Standort vorstellig war. Das ermöglicht dem Arzt eine optimale Vorbereitung auf den Patienten und, falls notwendig, den Austausch mit dem Kollegen, der in der Vergangenheit behandelte.

Prof. Dr. Martin Vahlensieck
Radiologe, Geschäftsführer & IT-Verantwortlicher

Zwar war die Spracherkennung mit zusätzlichen Anschaffungskosten verbunden, doch haben sich diese gelohnt. Fünf Mitarbeiter, die zuvor als Schreibkräfte angestellt waren, können nun andere Aufgaben übernehmen. „Der neue Workflow hat dazu geführt, dass wir dem Patienten einen Befund sofort mitgeben können und dass die Kollegen in den zuweisenden Praxen und Kliniken kurzfristig, teilweise nur fünf Minuten nach der Befundung, über den Zustand des Patienten informiert sind. Alles in allem funktioniert die Prozessunterstützung aus dem RIS einfach sehr gut. Der Arzt hat mit dem Administrativen nichts mehr zu tun und so soll es sein“, zieht Prof. Vahlensieck sein Fazit.

Terminplanung übersichtlich und zuverlässig

Neben dem Befundungsprozess hat sich mit der Einführung des medavis RIS vor allem auch die Terminplanung in der Gemeinschaftspraxis verbessert. Acht Mitarbeiterinnen sind ausschließlich damit beschäftigt, Termine zu vergeben. Dabei werden sie vom RIS bei der Erfassung der nötigen Angaben zum Patienten und bei der Suche passender Terminslots optimal unterstützt. „Die Termine werden sehr schön übersichtlich strukturiert, durch die farbigen Kodierungen erhält man schnell einen Überblick. Dank der guten Dokumentation bereits bei der Terminvergabe ist der Patient für die MTRA optimal vorbereitet“, lobt Prof. Vahlensieck die Software. „Insgesamt sind meine Kollegen, Mitarbeiter und ich mit dem System sehr zufrieden und wir würden es sofort weiterempfehlen.“

Seit Mitte 2020 werden die Mitarbeiter durch booking4med unterstützt, die Online-Terminvereinbarung von medavis. Die von den Patienten online eingegebenen Daten werden nur während des Buchungsprozesses gespeichert und danach sofort gelöscht, was booking4med zu einer sehr sicheren Lösung für die Patienten macht. Zusätzlich bietet die 2-Faktor-Authentifizierung höchsten Schutz und Datensicherheit. Mittelfristig möchte die Gemeinschaftspraxis die Quote der Online-Termine von 15 auf wenigstens 40 Prozent steigern – und so die eigenen Mitarbeiter entlasten und den Patienten einen schnellen, einfachen und sicheren Weg zu ihren Untersuchungsterminen ebnen.

Hohe Kompetenz und Schnelligkeit des medavis Supportteams

​Bei der Behebung eventueller Probleme setzte die Gemeinschaftspraxis dann auf die bekannt hohe Kompetenz und Schnelligkeit der Mitarbeiter von medavis. „Die haben sich in den vergangenen Jahren sehr bewährt“, sagt Prof. Vahlensieck.

„Wichtig ist mir persönlich, dass auch der Kontakt im Supportfall funktioniert. Das ist mit medavis deutlich besser als bei unserem vorherigen Anbieter. Ich erwarte einfach, dass ich auch als IT-Laie ein Problem schildern kann und der Mitarbeiter sich die Mühe macht, mich zu verstehen.“

Ebenso bewährt haben sich die sieben Key-User in der Gemeinschaftspraxis, die in diesen Fällen Ansprechpartner für den Support des Partners sind. „Damit ist sichergestellt, dass beide Seiten immer dieselbe Sprache sprechen. Wir sind mit der Betreuung durch medavis rundum zufrieden“, freut sich der Facharzt für Radiologie.