GeRN behandelt, medavis RIS vernetzt

Von Wilhelmshaven bis Emden, von Norden bis Friesoythe: Die Gesellschaft für Radiologie und Nuklearmedizin, kurz GeRN, leistet an insgesamt neun Standorten die radiologische und nuklearmedizinische Versorgung für die Menschen auf der ostfriesischen Halbinsel. Das Angebot erbringen die 24 Ärzte in enger und vertrauensvoller Zusammenarbeit mit Kliniken und Überweisern der Region. Sie setzen auf wissenschaftlich neueste Erkenntnisse und innovative Technologie. Das Radiologie Informations System (RIS) der Firma medavis vernetzt seit Ende 2014 alle neun Standorte und begleitet Ärzte, Fachangestellte und Verwaltungspersonal unter anderem mit einem neuen Modul für die Nuklidverwaltung bei der täglichen Arbeit.

Bereits im Mai 2014 hat sich die GeRN zur Einführung eines einheitlichen RIS an den neun Standorten der Praxisgemeinschaft für Radiologie und Nuklearmedizin entschieden und diese Entscheidung sehr konsequent umgesetzt. Bereits Mitte Oktober 2014 nahmen die Praxen in Sanderbusch und Wilhelmshaven ihre Arbeit mit dem medavis RIS auf. Die Standorte in Aurich, Norden und Emden folgten im November, Leer, Wittmund, Friesoythe und Bad Zwischenahn schließlich im Dezember. Das zentrale, standortübergreifende RIS unterstützt heute alle administrativen und medizinischen Prozesse rund um die Behandlung. „Wer einen RIS-Wechsel in dieser Dimension plant, der kann sich auf lange Nächte einstellen“ erinnert sich Frank Olin, EDV-Teamleiter und Gesamt-projektverantwortlicherder RADSERV GmbH, die als IT-Administrator für die GeRN aktiv ist, mit einem Schmunzeln. „Doch umso stolzer ist man, wenn das System vom ersten Tag an stabil läuft und die Fehlerquote bereits nach zwei Tagen auf dem Niveau der vorherigen Lösung ist. Wenn das System dann auch noch die Wünsche erfüllt, die einen zu diesem Schritt angetrieben haben, dann hat man alles richtig gemacht.“ Edgar Rabenstein, stellvertretender Projektverantwortlicher beim IT-Dienstleister konkretisiert: „Ein zentrales Terminmanagement sollte uns helfen, leerstehende Geräte zu vermeiden und auch standardisierte Prozesse sollten die Arbeitsabläufe und somit die Wirtschaftlichkeit der GeRN verbessern. Es war nicht einfach, ein System zu finden, das die hohen Ansprüche der 24 geschäftsführenden Ärzte, unter anderem auch für den Bereich Nuklearmedizin, erfüllte.“

Systemwechsel mit Erfolg

Dass medavis als einer von drei Anbietern letztlich das Rennen machte, lag zum einen am passenden Funktionsumfang der Software, die neben dem Terminmanagement auch eine vollintegrierte Spracherkennung auf Basis von Nuance SpeechMagic aufweisen konnte. Zudem ist die Benutzeroberfläche intuitiv und der Anbieter hatte Projekterfahrung im Aufbau von Schnittstellen zu Modalitäten, PACS und Krankenhaus Informations Systemen (KIS). „Wir haben die PACS-Konsolidierung von 5 Standorten auf ein Zentral-Archiv und das RIS auf einmal umgestellt, und auch die KIS-Integration ging von vorne herein mit live. Die Mitarbeiter von medavis waren während der gesamten Projektphase, sowohl bei der Einführung, bei den Go-Live-Terminen als auch in der engen Nachbetreuung äußerst flexibel und professionell. Wir hatten die Systemstarts organisatorischsehr gut im Griff, seitens medavis kam das Verständnis von Prozessen und Technologie hinzu“ beschreibt Frank Olin die Zusammenarbeit. Therese Helmerichs, MTRA Nuklearmedizin, weiß aus Sicht der Anwender zu berichten, dass das medavis Train-the-Trainer-Konzept voll aufgegangen ist: „Ich war zunächst skeptisch, wie wir Key-User den Kollegen ein ja auch für uns neuesSystem beibringen sollten. Es hat jedoch tatsächlich ausgereicht, einen gewissen Funktionsrahmen an Key- User zu schulen, die dann ihre Kenntnisse an die Kollegen weitergegeben haben. So konnte jeder Anwender von Anfang an seiner gewohnten Arbeit nachgehen und quasi nebenbei dazulernen. Ein Vorteil war bzw. ist, dass somit die Trainer jederzeit bei Fragen zur Verfügung standen und auch heute noch Neuerungen an das Team weitergeben oder Schulungen für neue Kollegen halten.“ „Aufgrund der wirklich guten Vorbereitung auf unserer Seite hatten die medavis Projektleiter bei den Go-Live-Terminen Zeit, sich um die Anwenderfragen zu kümmern. Die Anwender wiederum waren schon so weit mit dem System vertraut, dass sie eher Anforderungen formulierten, als Probleme“, ergänzt Edgar Rabenstein.

Standards und homogene Daten als Herausforderung

„Es war wirklich beeindruckend, dass zum Go-Live alle an einem Strang gezogen haben“ fasst Frank Olin die Einführung zusammen. „Das Know-how zur Umsetzung komplexer Projekte haben wir uns mit dem richtigen RIS Anbieter eingekauft. Schwieriger war es, die Anforderungen der neun Standorten zu standardisieren und in einer einheitlichen Software abzubilden.“ Die Anwender mussten sich beispielsweise auf einen Untersuchungskatalog einigen. Und auch die Mitarbeiter der angeschlossenen Krankenhäuser wurden ins Boot geholt: „Wir mussten und müssen sicherstellen, dass bei einer zentralen RIS Installation die richtigen Daten wieder zurück an das KIS gehen, aus dem ursprünglich der Auftrag kam“, erläutert Frank Olin. „Gleichzeitig mit der RIS Installation haben wir zudem eine PACS Konsolidierung durchgeführt. Damit das sauber funktioniert, war viel Fleißarbeit notwendig. Patienten-IDs mussten zusammengeführt und Verknüpfungen neu erstellt werden. Die PACS-Daten konnten wir im Echtbetrieb umziehen, weil RIS und PACS Anbieter Hand in Hand gearbeitet haben.“

Maximale Flexibilität mit zentraler Installation

Aufgrund der professionellen Umsetzung profitieren die Einrichtungen heute von einer einheitlichen Software. Über drei Telefonzentralen, die identisch arbeiten, werden die Patienten terminiert und Geräte sowie Ärzte optimal ausgelastet. „Wir haben nun endlich das Problem gelöst, dass ungeduldige Patienten sich einfach zwei Termine in zwei Praxen geben lassen, um dann den Termin wahrzunehmen, der ihnen besser passt, ohne den zweiten abzusagen“ berichtet Edgar Rabenstein. Doch auch in anderen Bereichen wirkt sich dasneue System positiv aus: Immer mehr Ärzte unterstützen die Kollegen an anderen Standorten mit ihrer Zweitmeinung oder indem sie Befunde aus einem zentralen Pool abarbeiten helfen. Diese Zusammenarbeit funktioniert bei der GeRN über zentrale Arbeitslisten. Die MTRA entscheidet am Untersuchungsgerät, ob sie den Befund in die zentrale Liste, den Befundpool oder die individuelle Arbeitsliste des behandelnden Arztes legt. Die Spracherkennung kann von den Ärzten via Terminalserver von überall genutzt werden, auch von Zuhause, sobald eine sichere Leitung steht. Maximale Flexibilität ist ein klarer Mehrwert der neuen Lösung, ebenso wie Schnelligkeit: „Mit dem medavis RIS findet man Informationen schneller als vorher“, fasst Edgar Rabenstein zusammen.

RIS für die Nuklearmedizin

Eine Besonderheit, die der Anbieter medavis auf Anforderung der GeRN zusätzlich im RIS implementiert hat, ist die Nuklidverwaltung. Nuklide unterliegen als radioaktive Stoffen einer besonderen Dokumentationspflicht. „Das Gewerbeaufsichtsamt möchte wissen, in welchen Mengen die Radioaktivität bestellt, angeliefert, an den Patienten vergeben und auch von diesem ausgeschieden wird“, erläutert Therese Helmerichs. Die medavis Nuklidverwaltung ist einfach zu bedienen, workflow-basiert und vollständig ins RIS integriert. Der bFunktionsumfang reicht vom Monitoring der Ein- und Ausgänge über die automatische Berechnung der aktuellen Aktivität bis hin zur integrierten Leistungserfassung mittels GO-Ziffern-Verknüpfung. Die Abrechnung von Nukliden und Radiopharmaka ist ebenso möglich, wie auch rückwirkende Entnahmen. Ein ausgeklügeltes Rechtemanagement, die Möglichkeit zur Anlage standortübergreifender Stammdaten wie auch eine standortabhängige Anzeige ergänzen den Funktionsumfang.

Stabilität und Funktionalität

Für die IT-Profis liegt der Vorteil einer zentralen RIS-Lösung jedoch nicht nur in den übergreifend nutzbaren Funktionen: „Heute habe ich wesentlich weniger Aufwand mit der Installation und da das System noch dazu absolut stabil läuft, haben meine Kollegen und ich jetzt wesentlich mehr Zeit für die Anwender“ resümiert Frank Olin den Erfolg des Projektes. „Und die Performance ist auch super“, freut sich Edgar Rabenstein.