Experten arbeiten mit medavis RIS

Technologiewechsel mit positiven Folgen

Seit Oktober 2015 arbeitet das Team des Radiologischen Zentrums Nord in Berlin Tegel mit dem RIS der Firma medavis. Thomas Heim, Arzt für Radiologie und Strahlentherapie, freut sich darüber, dass seine Arbeit heute gefühlt weniger geworden ist. „Die Ablösung unseres alten, gewohnten Praxisverwaltungssystems, das mit der Komplexität unserer Arbeit einfach nicht mehr Schritt halten konnte, war ein gewaltiger Kraftakt. Wenn man bald 19 Jahre mit einem System gearbeitet hat, dann fängt man erst einmal wieder komplett bei Null an.“ Durch einen Referenzbesuch bei einem befreundeten Kollegen waren Hr. Heim und sein Team schnell überzeugt von der Qualität des medavis RIS und setzten den Systemwechsel mit sportlichem Zeitplan um. Zwar ist die Arbeit für den Radiologen und sein Team im Grunde gleichgeblieben, doch ist die technologische Unterstützung durch das medavis RIS unter zwei Aspekten komplett anders. Herr Thomas Heim erläutert: „Wo wir zuvor ein Sammelsurium an unterschiedlichen Programmen hatten, die an jedem Arbeitsplatz aufgespielt und aktuell gehalten werden mussten, arbeiten wir jetzt mit einem führenden System, das alles, was wir brauchen beinhaltet“, benennt er den ersten zentralen Unterschied in der technischen Installation. „Auf der anderen Seite hat zuvor jeder Kollege seine Aufgaben nach eigenen Gewohnheiten erledigt und das ist heute passé“ bringt er den zweiten, inhaltlichen Unterschied auf den Punkt. Alle Arbeitsprozesse wurden vereinheitlicht und sind durch das System konsequent strukturiert. Die Umgewöhnung wurde den Ärzten ein wenig erleichtert dadurch, dass eine lieb gewonnene ‚Vertraute‘ auch weiterhin die Dokumentation begleitet: Die Spracherkennung auf Basis von Nuance SpeechMagic ist im medavis RIS besonders tief integriert und gestaltet das Befunden somit überaus komfortabel.

Bessere Kommunikation erleichtert die Arbeit

„Das medavis RIS eröffnet uns neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Kollegen in der Weiterbildung oder solche, die gerne eine Zweitmeinung einholen möchten, können ihren Befund einfach in eine definierte Arbeitsliste schieben und erhalten so schnell Unterstützung von einem Kollegen. Da Funktionen wie Scannen, Drucken, Faxen, Textverarbeitung und Spracherkennung nun auf einem Server liegen, arbeiten alle Kollegen stets mit der aktuellsten Version. Außerdem haben wir viel weniger Aufwand mit der Pflege der Software und sparen Lizenzen“ beschreibt Hr. Heim offensichtliche Vorteile der neuen Installation. „Besonders freue ich mich über die schnell verfügbaren Statistiken. Wenn sie verantwortlich für die Wirtschaftlichkeit ihrer Praxis sind, dann sind diese eine enorme Hilfe für das Controlling. Ein weiterer Aspekt in diesem Kontext ist die vollständige Dokumentation der Arbeit. Dadurch, dass das RIS strikt vorgibt, welchen Arbeitsschritt die Kollegen als nächstes gehen müssen, wird natürlich weniger vergessen.“ Und auch der automatische Bankdaten-Import erleichtert die administrative Arbeit. Zahlungseingänge und Rechnungen werden automatisch einander zugeordnet, so dass jederzeit im System ersichtlich ist, welche Beträge noch offen sind.

Strukturiert und papierlos früher am Ziel

Die Arbeit im Radiologischen Zentrum Nord geht einen strukturierten und papierlosen Weg: Terminvergabe, Anmeldung, Untersuchung, Befundung, Abrechnung – die Aufgaben wandern vom digitalen Arbeitskörbchen vom einen zum anderen, bis jeder seinen Part geleistet hat. Selbst der Befundversand erfolgt digital, nur der Patient erhält seine Bilder noch als Ausdruck. Thomas Heim erläutert: „Dank der kompletten Digitalisierung mithilfe von Scannern erhalte ich beim Aufrufen eines Patienten im RIS alle Informationen nebeneinander. Ich kann ein Textdokument bearbeiten und gleichzeitig auf Bilder oder Vorbefunde zugreifen. Die automatisierte Einbindung von externen Medien – wie Vorbefunde, Fremdbefunde, Überweisungsscheine – ist sehr wertvoll für meine Arbeit.“ Hr. Heim und seine Kollegen benötigen für die Erstellung eines Standardbefundes im Schnitt drei bis fünf Minuten. Der Patient kann bereits beim Verlassen der Praxis seinen Befund mitnehmen und gleichzeitig wird der Befund direkt zum zuweisenden Arzt geschickt. „Wir haben im System ein ‚Standard‘- und ein ‚Eilkörbchen‘ definiert. Dadurch, dass alle Kollegen demselben Prozess folgen, können dringende Befunde auch schnell mal von einem Kollegen übernommen werden. So sind wir letztlich durch die strukturierte Vorgehensweise des Systems flexibler geworden.“ Beschleunigt hat sich die Arbeit auch für die Mitarbeiterinnen am Empfang. Dank der Telefonieintegration sehen sie, sofern ein Patient bereits im System erfasst wurde, den Namen des Anrufers und erhalten Informationen zur Krankengeschichte. Terminvergaben beschleunigen sich zum Beispiel dadurch, dass Nachfragen nach Schreibweise von Namen und Adresse obsolet werden. Der Mitarbeiter liest einfach aus dem System vor, der Patienten bestätigt oder korrigiert die Informationen.

Erfolgreicher Erfahrungsaustausch

Die Entscheidung für das medavis RIS fiel nach einem Referenzbesuch bei einer Praxis von befreundeten Kollegen. So war für Hr. Heim und sein Team eine realistische Bewertung möglich. Das Angebot der Kollegen für Rückfragen bereit zu stehen, war ebenfalls Grund für den Kauf der neuen Software. „Unser Ziel war es, ein stabiles System mit mehr Funktionalität, einer sicheren Datenbank, eine gute und verlässliche Hotline sowie ein stabiles Unternehmen mit personeller Power an unserer Seite zu haben. Dieses Ziel haben wir heute erreicht und ich kann Kollegen, die sich mit veralteten Programmen ärgern nur empfehlen vorbeizukommen, das System kennenzulernen und dann zu entscheiden, welchen Wert eine Expertenlösung für eine wachsende Praxis hat“ lädt Hr. Heim ein. Er definiert drei Fragen, die sich jeder Praxisinhaber vor einem Systemwechsel stellen sollte:

1. Ist das System sicher?
2. Erfüllen das System und der Anbieter meine Erwartungen?
3. Hat mich die Referenzinstallation überzeugt?

„Bei medavis haben wir alle Fragen mit einem ‚Ja‘ beantwortet und sind heute ein zufriedener ‚Bald-nicht-mehr-Neukunde‘
schließt Hr. Heim seine Empfehlung.