Terminvereinbarungen rund um die Uhr

Anwenderbericht booking4med, Radiologie Oberland, Hausham

Mehr Effizienz bei der Terminvergabe

Radiologie Oberland verbessert Prozesse mit booking4med von medavis

Effizienz, geringe Wartezeiten und eine qualitativ hochwertige Behandlung – das erwarten Patienten von einem Arztbesuch. Das schafft Zufriedenheit und erhöht die Patientenbindung. Ein Baustein dafür ist die Terminvereinbarung. In den meisten Einrichtungen erfolgt sie ausschließlich über das Telefon. Das geht heute aber auch anders – einfacher: per Online-Terminvereinbarung. Die wird seit Mitte 2020 auch von der Radiologie Oberland im bayerischen Hausham genutzt.

„Wir arbeiten bereits seit 1998 mit dem Radiologie Informationssystem von medavis und haben die internen Prozesse von der Anforderung bis zum Mahnwesen lückenlos digitalisiert“, blickt Dr. Roland Scheck, einer von vier Inhabern der radiologischen Praxis und zuständig für die IT, zurück. Da war es dann zur Online-Terminvereinbarung mit booking4med eigentlich nur ein logischer Schritt.

„Wir arbeiten nun ein halbes Jahr mit dem Online-Buchungssystem von medavis und sind sehr zufrieden. Insbesondere konnten wir damit die starke Belastung unserer Telefonistinnen an der Rezeption deutlich verringern. Zwar kommen auf zehn telefonisch gebuchte Termine immer noch nur zwei online gebuchte, ich bin mir aber sicher, dass sich das sehr rasch zugunsten der Online-Termine verschieben wird“, sagt Dr. Scheck.

Einfach, sicher, schnell

Mit booking4med von medavis können Patienten und Zuweiser Termine rund um die Uhr online über das Internet buchen. Die Zuweiser melden sich einfach mit ihrem Login an, Patienten bestätigen ihren Termin mit einer TAN, die nach der Anfrage automatisch auf ihr Mobiltelefon geschickt wird. So lassen sich Termine schnell und einfach vereinbaren.

Einfach war auch die Integration von booking4med in das bestehende medavis RIS, „innerhalb eines Werktages inklusive Schulung der Mitarbeiter und ohne große IT-Unterstützung“, wie Dr. Scheck ausführt. Lediglich die Untersuchungsbezeichnungen mussten selbst angepasst werden. Eine gesonderte Hardwarebeschaffung oder weitere IT-Umstellungen, etwa an der Firewall, sind nicht nötig, das Hosting von booking4med übernimmt medavis.

Einmal auf der Webseite integriert und eingerichtet, arbeitet die Lösung autark. Die Online-Terminvergabe läuft dabei parallel zur telefonischen Terminvereinbarung und ergänzt diese. Die Anforderungen der Anwender aus Hausham waren folgende: Die Terminplanung muss für die Patienten und Zuweiser einfach zu bedienen sein sowie sicher und reibungslos funktionieren. Beides ist gegeben.

„booking4med zeichnet sich für den Patienten durch eine sehr einfache Bedienung aus. Im Vergleich zur telefonischen Terminvergabe hat der Patient jetzt den Vorteil, dass er sieben Tage in der Woche jederzeit bei uns Termine buchen kann, was sich positiv auf seine Zufriedenheit auswirkt“, freut sich Dr. Scheck.

Mit der Online-Terminbuchung hat medavis auch speziell an Funktionen für Zuweiser gedacht. Für diese können seine Kollegen und er feste Zeitkontingente vereinbaren und blocken. Zuweiser können so einfach Termine für Ihre Patienten reservieren. Dies geschieht hürdenlos ohne die Eingabe einer TAN.

Hohe Zufriedenheit

Von Beginn an hat booking4med die Erwartungen der Radiologie Oberland erfüllt. Zwischenzeitlich hat medavis die Lösung weiterentwickelt und viele Neuerungen implementiert. „Wenn uns dann bald auch die Überweiserdaten in booking4med zur Verfügung stehen, entfaltet das System seine wahre Stärke und bringt unserer Praxis noch größere Vorteile als jetzt schon“, freut sich Dr. Scheck. „Ich kann allen medavis-Anwendern den Einsatz von booking4med nur wärmstens ans Herz legen und freue mich auf weitere Neuheiten und Ergänzungen.“

Die Zufriedenheit des Radiologen liegt auch im nahtlosen Workflow begründet. Patient oder Zuweiser öffnen die Webseite, melden sich an und tragen die Untersuchungsdetails ein. Danach wählen sie einen passenden Termin aus, der automatisch im Terminkalender des medavis RIS reserviert wird. Das System fragt dann spezifische Patienteninformationen ab und gibt Informationen über die Einrichtung und die gebuchte Untersuchung weiter. Danach geben Patient oder Zuweiser noch die Kontaktdaten ein und verifizieren alle Angaben. Darauf erfolgt eine automatische Terminbestätigung an den Buchenden und der Termin wird fest im RISTerminkalender eingetragen.

RIS-Integration für nahtlosen Workflow

Das funktioniert nur, weil booking4med sehr tief in das medavis RIS integriert ist. So können Funktionen und Stammdaten automatisch übernommen und jederzeit miteinander synchronisiert werden. Das hält Dr. Scheck für eine unabdingbare Voraussetzung, um einen durchgängigen Workflow zu gewährleisten. „Denken Sie nur daran, dass täglich neue Überweiser angelegt und verändert werden, dass täglich neue Patienten dazukommen“, so der Radiologe.

Ein weiterer großer Vorteil ist, dass bei booking4med keine persönlichen Daten des Patienten im Internet gespeichert werden, anders als bei Fremdanbietern. Darüber hinaus werden diese ausschließlich über TLS verschlüsselt übertragen.

Überhaupt stehen die Sicherheit und der Schutz der Daten an erster Stelle. So ist sichergestellt, dass alle Server in Deutschland stehen und damit hiesigen Datenschutzbestimmungen unterliegen. Die Sicherheit ist durch umfangreiche Penetrationstests nachgewiesen und entsprechend zertifiziert. Alle Patientendaten existieren in booking4med ausschließlich während des Buchungsvorgangs. Sobald ein Termin bestätigt oder die Buchung abgebrochen wird, werden die Daten gelöscht. Alle Anfragen und Transaktionen werden seitens medavis RIS abgerufen. Aus Sicht der Radiologie sind keine eingehenden Verbindungen von außen notwendig.

Zahl der No-shows reduziert

„booking4med ist das erste Online-Buchungssystem, das wir in unserer Praxis zur Verfügung haben. Wir waren sehr froh, als wir dieses System in Betrieb nehmen konnten und es hat sich in den letzten Monaten sehr bewährt. Insbesondere die SMS-Terminbenachrichtigung und -erinnerung an die Patienten hat uns geholfen, dass weniger Termine im MRT-Untersuchungsraum ausgefallen sind als vorher.